مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الوثائق الرسمية وتنظيمها بشكل دقيق وآمن، مهارات التواصل الفعالة مع الزوار والجهات الحكومية المحلية والدولية، معرفة جيدة بالقوانين والإجراءات القانونية الخاصة بالسفارات والعلاقات الخارجية، القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات والتفاعل مع مختلف الجنسيات، مهارات إدارة الوقت وتنظيم الأعمال المكتبية المتعددة بكفاءة عالية، إلمام جيد بالتكنولوجيا الحديثة واستخدام الأجهزة والبرمجيات المكتبية بشكل فعال، مهارات التعامل مع المواقف الطارئة وتقديم الحلول الفورية، القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع متطلبات العمل المتغيرة بشكل سريع، مهارات الكتابة والتحرير لصياغة التقارير والمراسلات الرسمية بدقة، القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات وحمايتها من التسريب أو سوء الاستخدام

المهام

مراجعة وتنظيم الوثائق والمستندات الرسمية الخاصة بالأفراد والجهات المختلفة، تقديم الدعم الإداري والفني للموظفين الدبلوماسيين في السفارة، التنسيق مع الجهات الحكومية المحلية والدولية لتسوية الأمور القانونية والإدارية، الرد على استفسارات الزوار وتوجيههم بالشكل المناسب، الإشراف على تنظيم الزيارات الرسمية وحجوزات السفر للموظفين والمسؤولين، مراقبة سير العمل داخل السفارة وضمان التزام الجميع بالقوانين والإجراءات المعمول بها، تقديم التقارير الشهرية حول سير العمل داخل السفارة وما يواجهه الموظفون من مشاكل، متابعة كافة الإجراءات القانونية الخاصة بتأشيرات الدخول والخروج وإجراءات التجديد، العمل مع الأجهزة الأمنية لضمان سلامة الموظفين والزوار داخل السفارة، تقديم الدعم في تنظيم الأنشطة الثقافية والتعليمية التي تنظمها السفارة لمواطني البلد