مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات استقبالية قوية لضمان الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة بشكل محترف، القدرة على التعامل مع الاستفسارات المتنوعة من الزوار والموظفين وحل المشاكل بسرعة، مهارات التنظيم والإدارة لإدارة المواعيد وجدولة الاجتماعات بشكل فعال ودقيق، القدرة على استخدام نظم الحجز الإلكترونية ومتابعة التحديثات الخاصة بالزوار، مهارات التواصل الجيدة في التعامل مع مختلف الأشخاص والمتعاونين ضمن بيئة العمل، الالتزام بمبادئ السرية المهنية وحماية البيانات الشخصية للزوار والموظفين، القدرة على التعامل مع الضغوط والعمل تحت مواقف قد تكون مرهقة أو غير متوقعة، مهارات تكنولوجيا المعلومات لإدارة البريد الإلكتروني والنظم المستخدمة في المكتب، مرونة في تعديل المواعيد أو الجداول في حالات الطوارئ أو التغييرات المفاجئة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية المتعددة بكفاءة وبدون التأثير على سير العمل

المهام

استقبال الزوار والترحيب بهم بشكل لائق وتنظيمهم في الأماكن المخصصة، إدارة المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها للموظف المعني بسرعة وبدون تأخير، متابعة المراسلات البريدية والإلكترونية وتوزيعها على الأشخاص المعنيين داخل الشركة، تنظيم المواعيد والاجتماعات بين الموظفين والعملاء وإعداد الجداول الزمنية لها، تقديم الدعم الإداري في ترتيب الأوراق والملفات وضمان توافرها عند الحاجة، مساعدة الفرق الداخلية في الترتيبات اللوجستية للمناسبات أو الاجتماعات الخاصة، إدارة التعامل مع البريد الوارد والصادر والتأكد من تسليمه بشكل دقيق، متابعة إجراءات التسجيل والاشتراك للزوار أو الزبائن الذين يتعاملون مع الشركة، العمل مع فرق الإدارة لتنسيق الأنشطة اليومية وضمان سير العمل بسلاسة، مساعدة فريق العمل في تحضير الوثائق أو المستندات اللازمة للفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة