مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم الأعمال المكتبية وإدارة المواعيد والتقارير اليومية بشكل دقيق، مهارات استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Word وExcel لإعداد الوثائق والملفات الضرورية، القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة في وقت واحد، مهارات تواصل عالية لكتابة المراسلات والتفاعل مع مختلف الأقسام في المنظمة، القدرة على التعامل مع الوثائق السرية والبيانات الحساسة وفقًا للسياسات المعمول بها، مهارات تنظيم وجدولة الاجتماعات وتنسيق المواعيد مع العملاء والموردين بفعالية، القدرة على التعامل مع البريد الإلكتروني والرد على استفسارات العملاء بطريقة احترافية، مهارات التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ المهام بسلاسة وبدون تأخير، القدرة على إدارة الوقت بشكل ممتاز لتلبية متطلبات العمل المتعددة في بيئة سريعة التغير، المرونة في التكيف مع المتطلبات المتغيرة والقدرة على اتخاذ القرارات بشكل سريع وفعال

المهام

تنظيم الاجتماعات وحجز المواعيد مع العملاء الداخليين والخارجيين وتنسيقها بدقة، إعداد وتقارير يومية وشهرية عن سير الأعمال داخل القسم وتحليلها لرفع الكفاءة، استقبال المكالمات الهاتفية والإجابة على الاستفسارات الخاصة بالعملاء والمتابعة مع الجهات المعنية، إدارة وتنظيم المراسلات البريدية الداخلية والخارجية للموظفين والعملاء بالشكل الأمثل، تنسيق كافة الأنشطة اليومية بين الأقسام المختلفة لضمان انسيابية العمل وعدم وجود تعارضات، تنظيم الملفات والوثائق القانونية والإدارية والتأكد من حفظها بشكل آمن، متابعة جميع المعاملات المالية والإدارية المتعلقة بالموظفين والعملاء وضمان تنظيمها، تقديم الدعم الفني والإداري للموظفين عند الحاجة وإعداد القوائم والبيانات المتعلقة بهم، القيام بمهام التنسيق بين المكاتب والإدارات لضمان العمل بفعالية عالية، التواصل مع الموردين والعملاء لحل أي مشكلات أو استفسارات تتعلق بالعمل في الوقت المحدد