مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات الاستقبال المتقدمة لضمان تقديم أفضل خدمة للعملاء والزوار، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات عبر البريد الإلكتروني بكفاءة واحترافية، التعامل مع الجداول الزمنية للزوار وتنسيق المواعيد مع أقسام مختلفة من المنشأة، القدرة على تقديم المساعدة لزوار المنشأة وضمان رضاهم من خلال تقديم معلومات دقيقة وواضحة، مهارات تنظيمية عالية لإدارة الحجز والمواعيد والرد على استفسارات الزوار بشكل سريع وفعال، استخدام أنظمة الحجز الإلكترونية لضمان دقة وحسن تنفيذ الترتيبات للمواعيد والحجوزات، القدرة على إدارة وتنظيم الاجتماعات والفعاليات وضمان التسهيلات اللازمة للزوار، القدرة على التعامل مع الضغوط العالية والعمل في بيئة سريعة التغير وبأسلوب هادئ وفعال، مهارات التواصل الفعالة والقدرة على فهم احتياجات الزوار وتلبية توقعاتهم بكل دقة، الالتزام التام بسياسات وإجراءات الاستقبال لضمان توفير خدمة متكاملة ومنظمة لجميع الزوار والعملاء

المهام

استقبال الزوار والرد على استفساراتهم بطريقة مهذبة واحترافية وتوجيههم إلى الوجهة الصحيحة داخل المنشأة، إدارة وتنظيم مواعيد الزوار والتأكد من دقة البيانات المسجلة في نظام الحجز الإلكتروني، الرد على المكالمات الهاتفية واستفسارات البريد الإلكتروني وتوجيهها إلى الأقسام المعنية في الوقت المناسب، استقبال المراسلات والرسائل الواردة من الزوار والعملاء وضمان إيصالها إلى الأشخاص المعنيين، تقديم الدعم والمساعدة للزوار خلال فترة زيارتهم للمنشأة بما يضمن راحتهم وتسهيل إتمام معاملاتهم، تنسيق مواعيد الاجتماعات والفعاليات مع مختلف الأقسام والتأكد من الترتيبات اللازمة، تجهيز غرف الاجتماعات والمرافق الأخرى بحسب متطلبات الزوار وضمان جاهزيتها للاستخدام، تأكيد المواعيد مع الزوار وتحديث جدول الاستقبال بما يتناسب مع التغيرات، التعامل مع المشاكل والمواقف الطارئة التي قد تواجه الزوار وتقديم حلول سريعة وفعالة لضمان راحتهم، مساعدة الفريق الإداري في مهام تنظيم الفعاليات والاحتفالات والعمل على ضمان نجاحها من خلال التعاون الفعّال مع الجميع