مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إجادة التعامل مع أنظمة الكمبيوتر وإدارة البيانات بشكل سريع ودقيق لإنجاز المهام بكفاءة، مهارات التواصل الشفهي والكتابي بوضوح وفعالية لضمان سهولة التفاعل مع الموظفين والعملاء، القدرة على تنظيم الاجتماعات والفعاليات بشكل منظم ودقيق لضمان سير العمل بانتظام، مهارات التخطيط والتنظيم لتنفيذ المهام اليومية والمتطلبات الإدارية بشكل منتظم، الالتزام بالمعايير الإدارية والقوانين الحكومية لضمان سير العمل ضمن القوانين المحلية والدولية، القدرة على التعامل مع الشكاوى وحل المشكلات التي قد تطرأ خلال العمل بطريقة مهذبة وفعالة، القدرة على استخدام أدوات البريد الإلكتروني والهواتف لضمان التواصل المستمر مع الموظفين والعملاء، مهارات التفاوض الجيد وحل النزاعات لضمان سير العمل بسلاسة ضمن بيئة العمل، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة في نفس الوقت مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة والاحترافية، التعامل مع الوثائق القانونية والتأكد من أن جميع المعاملات تتم وفقًا للوائح السفارة والمتطلبات الإدارية

المهام

إجراء المهام الإدارية اليومية مثل الرد على المكالمات الهاتفية والتفاعل مع العملاء بشكل مهني، إدارة المواعيد والاجتماعات بين الموظفين وأفراد السفارة للتأكد من سير العمل بشكل جيد، تنظيم الوثائق الرسمية والتأكد من حفظها بطريقة منظمة وقانونية تسهل الرجوع إليها في المستقبل، متابعة مواعيد إجازات الموظفين وتنظيمها بما يتناسب مع احتياجات العمل، التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بشكل سريع وفعال لتنظيم الأعمال الداخلية للسفارة، التنسيق بين الأقسام المختلفة داخل السفارة لضمان تنفيذ الأعمال بشكل منظم وسلس، متابعة الأنشطة التي تتعلق بالموارد البشرية وتقديم الدعم للموظفين عند الحاجة، تنظيم وتوزيع المهام اليومية على الموظفين لضمان إنجازها في الوقت المحدد، مراقبة التقدم في تنفيذ المشاريع الإدارية داخل السفارة والتأكد من تحقيق الأهداف المرجوة، إعداد التقارير الدورية حول الأنشطة الإدارية والمشاريع المنجزة لمتابعة الأداء واتخاذ القرارات اللازمة