مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان تنفيذ الإجراءات بكفاءة، القدرة على تنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها بدقة واحترافية، مهارات إعداد التقارير الإدارية وتقديمها للإدارة العليا بشكل دوري، القدرة على إدارة المواعيد وتنظيم الجدول الزمني بشكل فعال، مهارات إدارة الوقت لتنفيذ المهام المطلوبة في الوقت المحدد دون تأخير، القدرة على التعامل مع البريد الإلكتروني والاتصالات الداخلية بشكل منظم، مهارات استخدام برامج الأوفيس والبرامج الإدارية المختلفة لتحسين سير العمل، القدرة على التعامل مع ملفات وأرشيف الوزارة بشكل دقيق وآمن، مهارات التعامل مع المعاملات المالية البسيطة وتوثيقها بشكل سليم، القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات وتنفيذ المهام بإجراءات دقيقة ومهنية

المهام

تنظيم الاجتماعات الداخلية مع الأقسام المختلفة وتوثيق المحاضر الخاصة بها بشكل دقيق، إعداد وتحضير التقارير الإدارية عن سير العمل ورفعها إلى المسؤولين المعنيين في الوزارة، إدارة المراسلات الواردة والصادرة من الوزارة وتنظيمها بشكل يسهل الوصول إليها عند الحاجة، تنظيم وحفظ الملفات الإدارية الخاصة بالموظفين والأنشطة بشكل آمن ومنظم، مساعدة المدير في تخطيط وتنفيذ الاجتماعات مع المعنيين في الوزارة، التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان سير العمل وتلبية احتياجات الوزارة، متابعة المعاملات الإدارية اليومية وضمان تنفيذها بشكل دقيق وفقًا للسياسات المعمول بها، تقديم الدعم الإداري للموظفين في ما يتعلق بتنظيم مواعيدهم واحتياجاتهم، المساعدة في إدارة الملفات المالية والتأكد من سلامة الوثائق المتعلقة بالمستحقات المالية، ضمان اتباع السياسات والإجراءات المعتمدة داخل الوزارة في كافة الأنشطة الإدارية.