مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع المراسلات البريدية والإلكترونية بشكل فعال وسريع، مهارات إدارة وتنظيم المواعيد والجداول الزمنية للرؤساء والموظفين الآخرين، القدرة على تحضير التقارير والوثائق الإدارية بشكل دقيق واحترافي، مهارات التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وإحالتها إلى الأقسام المعنية، مهارات تنظيم وتنفيذ الاجتماعات بشكل فعال والتأكد من ترتيب كافة التفاصيل المتعلقة بها، القدرة على إدارة وتوزيع البريد الداخلي والخارجي وضمان وصوله بشكل صحيح وسريع، مهارات الحفظ والتنظيم للأوراق والملفات بحيث تكون سهلة الوصول إليها في أي وقت، القدرة على العمل تحت ضغط وتحمل المسؤولية في بيئة عمل سريعة ومتغيرة، الالتزام بالسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة والمستندات الإدارية

المهام

إدارة المراسلات البريدية والرقمية وتنظيمها بشكل يضمن سرعة الوصول إليها عند الحاجة، ترتيب وتنظيم جداول المواعيد الخاصة بالمديرين وتنسيقها بما يتناسب مع أولويات العمل، إعداد وكتابة التقارير الإدارية والتأكد من دقتها ووضوحها قبل إرسالها إلى الأطراف المعنية، تقديم الدعم الإداري للموظفين من خلال التنسيق مع الأقسام المختلفة لتنفيذ المهام المطلوبة، تنظيم وإعداد الاجتماعات مع العملاء أو الزملاء بشكل دقيق والتأكد من سيرها بنجاح، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الشخص المناسب أو تقديم المعلومات المطلوبة، الحفاظ على ملفات الشركة والوثائق الإدارية المنظمة بطريقة تسهل الوصول إليها، متابعة وتنفيذ المهام الإدارية المختلفة والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد، تنسيق وتوزيع البريد الوارد والصادر وضمان وصوله بشكل فعال، إدارة وتنظيم كافة الأعمال الإدارية اليومية بما في ذلك المتابعة والتوثيق