مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم الأعمال اليومية والتعامل مع المهام المتعددة في وقت واحد، مهارات استخدام برامج الحاسوب المختلفة مثل مايكروسوفت أوفيس بشكل محترف، مهارات الكتابة السريعة والدقيقة لضمان تسهيل إجراءات الأعمال المكتبية المختلفة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل مهني ومنظم، القدرة على التعامل مع مختلف الأشخاص والعملاء بما يضمن تقديم خدمة عالية الجودة، مهارات التواصل الفعالة سواء كتابيًا أو شفوياً لضمان نقل المعلومات بشكل صحيح، القدرة على تنظيم الاجتماعات وتنسيق الأنشطة المختلفة ضمن الفريق أو مع العملاء، مهارات في إدارة الملفات والوثائق وتنظيم الأرشيف بشكل فعال وسهل الوصول إليه، القدرة على تقديم الدعم الإداري للمديرين والموظفين الآخرين حسب الحاجة، معرفة بإجراءات العمل المكتبي المختلفة مثل المشتريات أو حسابات التوريد أو الموارد البشرية

المهام

تنظيم الأعمال المكتبية اليومية وتنسيق جميع المهام الإدارية بين الأقسام المختلفة داخل الشركة، استقبال المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات العملاء وتوجيههم بالشكل المناسب، إعداد المراسلات الإدارية وتنظيم الأجندات اليومية لاجتماعات المديرين والموظفين، متابعة تقديم الدعم الإداري للموظفين الجدد وتدريبهم على الإجراءات المكتبية الأساسية، إدارة الملفات الورقية والإلكترونية وترتيب الوثائق وفقًا لنظام الأرشيف المعتمد في الشركة، تنسيق الرحلات والاجتماعات الداخلية والخارجية وتنظيم مواعيد الاجتماعات بشكل دوري، متابعة وتنظيم الطلبات الخاصة بالأمور اللوجستية مثل المشتريات أو المواد المكتبية المطلوبة، تقديم تقارير إدارية دقيقة للمديرين حول سير العمل والتحديات المكتبية اليومية، التأكد من أن جميع العمليات المكتبية تسير بسلاسة وبدون تأخير في المهام، تقديم الدعم الإداري العام لجميع الموظفين لضمان تحسين بيئة العمل الداخلية