مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة جداول المواعيد والأنشطة اليومية بشكل منظم وفعال، مهارات التواصل الشفوي والمكتوب للرد على المكالمات وتنظيم الاجتماعات، القدرة على التعامل مع المراسلات الإدارية وتنظيم البريد الإلكتروني بكفاءة، مهارات الكتابة السريعة والدقيقة لإعداد المراسلات والوثائق المطلوبة، القدرة على التعامل مع برامج الحاسوب المختلفة مثل معالجة النصوص والجداول الإلكترونية، مهارات التنظيم والترتيب للحفاظ على الملفات والسجلات بترتيب مناسب، القدرة على العمل تحت الضغط والقيام بالمهام المتعددة في وقت واحد، مهارات تفاعلية للتعامل مع الزوار والموظفين وتوفير خدمة عملاء ممتازة، القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية وحماية المعلومات الشخصية والمالية، معرفة جيدة بإجراءات المكتب المختلفة وتنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات والقيام بالترتيبات اللازمة للقاءات مع العملاء أو الزملاء، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية بناءً على الحاجة، تنظيم المراسلات الواردة والصادرة وتوزيع البريد على الأقسام المعنية، الحفاظ على الملفات والسجلات بشكل منظم ومحدث بما يتماشى مع سياسة الشركة، تجهيز الوثائق والمستندات اللازمة للاجتماعات والتأكد من توفر كافة المعلومات المطلوبة، التعامل مع الطلبات الإدارية الخاصة من الموظفين أو المديرين وتنفيذها بسرعة ودقة، متابعة طلبات السفر والترتيبات اللوجستية المتعلقة بالسفر للموظفين، إجراء مسح للمكتب للتأكد من توافر كافة المواد واللوازم المكتبية اللازمة، تقديم الدعم الإداري للفرق المختلفة وضمان سير العمل بشكل سلس، التعاون مع الأقسام الأخرى لتحقيق أهداف المكتب وضمان تقديم خدمة مهنية وفعالة