مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات بشكل فعال ودقيق بما يتماشى مع جدول الأعمال، مهارات قوية في إعداد الوثائق والتقارير الإدارية بدقة واحترافية عالية، القدرة على التواصل الفعّال مع الموظفين والإدارة والعملاء في بيئة مكتبية متعددة المهام، مهارات التعامل مع البيانات والمعلومات الحساسة بشكل سري وآمن وفقًا للإجراءات المعمول بها، القدرة على التعامل مع العديد من المهام في نفس الوقت وإدارتها بكفاءة تحت الضغط، إتقان استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office وبرامج إدارة البريد الإلكتروني، مهارات في إدارة الوقت وتنظيم الأعمال اليومية وضمان الانتهاء منها في الوقت المحدد، القدرة على إجراء البحوث وجمع المعلومات اللازمة لتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية، مهارات في التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بشكل متكامل، مهارات قوية في تنظيم السفر والإقامة وتنسيق المواعيد للمسؤولين التنفيذيين

المهام

إدارة وتنظيم الجداول الزمنية للاجتماعات والمواعيد وتنسيق الأنشطة اليومية للإدارة العليا، إعداد وتنسيق الوثائق الإدارية والتقارير والمواد الخاصة بالعروض التقديمية بشكل احترافي، التنسيق بين الفرق الداخلية لضمان إتمام المهام الإدارية في الوقت المحدد وبكفاءة عالية، استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الأقسام المعنية بناءً على احتياجاتهم، الرد على المكالمات الهاتفية والتواصل مع العملاء والموردين وتوثيق جميع المحادثات والإجراءات، تنسيق وتنظيم السفر والإقامة للمسؤولين التنفيذيين وتحديث جداولهم بشكل مستمر، مساعدة في إدارة البريد الإلكتروني وتنظيم الرسائل الواردة والصادرة بشكل فعال ومنظم، ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية وضمان التنسيق بين جميع الأطراف المشاركة في الاجتماعات، إعداد تقارير دورية للإدارة حول سير العمل والمشاريع الجارية في الشركة، تقديم الدعم الإداري اليومي لكافة الأقسام وضمان تنفيذ المهام المكتبية بكفاءة ودقة