مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية بشكل فعّال وبأعلى مستويات الكفاءة، مهارات التواصل مع جميع الأقسام داخل المؤسسة وتبادل المعلومات بشكل فعال، القدرة على إعداد التقارير وتنظيم البيانات الإدارية بشكل دقيق ومهني، مهارات التنظيم لتنسيق المهام المختلفة وضمان إنجازها في الوقت المحدد، القدرة على التعامل مع المستندات السرية والبيانات الحساسة وحمايتها بشكل آمن، مهارات استخدام أدوات البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Office لإنتاج تقارير ورسائل مهنية، القدرة على التعامل مع الأشخاص ذوي المناصب العالية وتقديم الدعم الإداري لهم بشكل احترافي، القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة، مهارات التخطيط والجدولة لضمان سير العمل بشكل منظم وبدون تأخير، القدرة على حل المشاكل المكتبية واللوجستية بسرعة وكفاءة للحفاظ على سير العمل

المهام

تنظيم جميع الأعمال المكتبية الخاصة بالديوان الملكي وضمان سير العمل بسلاسة، إعداد التقارير الإدارية اللازمة لمتابعة سير الأعمال اليومية وتقديمها للجهات المختصة، التنسيق مع جميع الأقسام داخل الديوان الملكي لضمان تنفيذ المهام بشكل متكامل، إدارة وحفظ المستندات والمراسلات الرسمية الخاصة بالديوان الملكي بطريقة آمنة وفعّالة، التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الواردة من الأشخاص المعنيين، تنظيم الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالديوان الملكي وترتيب المواعيد حسب الأولوية، تقديم الدعم الإداري للمسؤولين في الديوان الملكي والمساعدة في تنظيم أعمالهم اليومية، تقديم المساعدة في إعداد الاستراتيجيات والتقارير السنوية لتقييم الأداء والإنجازات، متابعة جميع القضايا ذات الصلة والتأكد من تنفيذ الإجراءات بشكل دقيق وفعّال، تقديم الحلول اللازمة للمشاكل الإدارية والتقنية التي قد تظهر أثناء العمل