مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

التعامل مع الزوار والعملاء بطريقة مهنية وودية لضمان تجربة إيجابية، القدرة على الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المختلفة بشكل سريع، مهارات التنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات بطريقة دقيقة وفعالة، القدرة على تقديم الدعم الإداري في جميع الأنشطة المكتبية اليومية، مهارات استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية مثل Microsoft Office وبرامج إدارة الوقت، القدرة على إدارة المخزون البسيط من المواد والمعدات المكتبية، مهارات التواصل الفعالة مع الزملاء والعملاء لحل أي مشاكل أو استفسارات، الحفاظ على البيئة المكتبية مرتبة ومنظمة وتوفير بيئة عمل مريحة للموظفين والزوار، مهارات حل المشكلات وإيجاد حلول سريعة وفعالة عند حدوث أي عوائق، القدرة على التعامل مع المستندات والأوراق الرسمية بشكل آمن ومنظم

المهام

استقبال الزوار والعملاء في المكتب وتوجيههم إلى الأقسام المناسبة، إدارة المواعيد والاجتماعات الخاصة بالموظفين وتنسيق الجداول الزمنية بشكل فعال، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الشخص المعني بسرعة وكفاءة، تنظيم استلام وإرسال البريد والمراسلات الخاصة بالمكتب، الحفاظ على ترتيب المكتب وتوفير بيئة عمل منظمة ومرتبة، تنظيم وتحديث الملفات والوثائق الخاصة بالموظفين والعملاء بطريقة آمنة، تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب والتأكد من تنفيذ كافة المهام اليومية بسلاسة، إدارة الحجوزات وتنظيم المواعيد الخاصة بالعملاء والزوار، متابعة احتياجات المكتب اليومية مثل التوريدات المكتبية وتنظيم طلبات المواد، تقديم خدمات إضافية للزوار لضمان راحتهم ورضاهم أثناء زيارتهم للمكتب