مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع المراسلات الرسمية بطريقة مهنية وفعالة، مهارات في التواصل الشفوي والكتابي مع العملاء والزملاء بشكل مهذب ومرن، المعرفة الكافية بقوانين وإجراءات العمل الخاصة بالسفارة والامتثال لها بشكل كامل، القدرة على استخدام الكمبيوتر بشكل فعال بما في ذلك برامج Microsoft Office، مهارات تنظيم الوقت والقدرة على العمل على مهام متعددة في وقت واحد، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة واتخاذ قرارات سريعة وفعالة، مهارات العمل الجماعي والتعاون مع الأقسام المختلفة داخل السفارة، فهم جيد للغات متعددة وتقديم الدعم في المراسلات بين الأطراف الدولية، القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات والالتزام بقوانين الخصوصية، مهارات التفاوض لحل المشكلات مع العملاء أو الزملاء بشكل مهني وفعّال.

المهام

إعداد وتنظيم المراسلات الرسمية للسفارة والتأكد من دقة المعلومات وملاءمتها للمتطلبات القانونية، متابعة وتنظيم الاجتماعات مع المسؤولين الداخليين والخارجيين لضمان سير العمل بسلاسة، الرد على استفسارات الزوار وتقديم الدعم لهم بناءً على السياسات الداخلية للسفارة، تقديم الدعم اللوجستي للمسؤولين في السفارة لضمان تنظيم الفعاليات والأنشطة الداخلية بشكل مناسب، إدارة وتوثيق التقارير الإدارية والتأكد من توزيعها على الأطراف المعنية، متابعة المواعيد المحددة للمقابلات والمناسبات الرسمية والتأكد من تنظيمها بشكل احترافي، التنسيق مع مختلف الإدارات في السفارة لضمان التوزيع السلس للمسؤوليات بين الأقسام، الإشراف على حفظ المستندات الرسمية وتنظيم الملفات وفقًا للمعايير المتبعة، مساعدة الزوار في تنسيق مواعيدهم مع السفارة وإدارة الدخول والخروج بشكل دقيق، العمل على إدارة الأحداث الخاصة والسفرات الرسمية لموظفي السفارة وتنسيقها بالشكل الصحيح.