مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الوثائق الرسمية وحفظ السجلات بكفاءة وسرية تامة، مهارات التواصل الكتابي والشفوي بشكل محترف للتعامل مع الزوار والموظفين، المعرفة بإجراءات السفارة والقوانين المحلية والدولية ذات الصلة، القدرة على التنسيق بين الأقسام المختلفة داخل السفارة لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات في استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Word و Excel و Outlook لتنظيم العمل، الإلمام بكيفية التعامل مع الأزمات والظروف الطارئة بكفاءة وهدوء، مهارات تحليلية لحل المشكلات المعقدة التي قد تطرأ أثناء العمل، القدرة على تقديم الدعم والإرشادات للزوار والمراجعين بشكل مهني، الإلمام بقوانين الهجرة والجنسية وكيفية التعامل مع طلبات التأشيرات بشكل دقيق، الالتزام بمواعيد العمل والقدرة على التعامل مع جداول العمل المتغيرة بناءً على الاحتياجات الطارئة للسفارة

المهام

استقبال الزوار والرد على استفساراتهم وتوجيههم للأقسام المناسبة داخل السفارة، إعداد وتجهيز الوثائق الرسمية الخاصة بالتأشيرات والمعاملات القنصلية الأخرى، متابعة وحفظ السجلات الخاصة بالطلبات المقدمة من الزوار والمراجعين، تنسيق وتنظيم الاجتماعات والفعاليات التي تتم داخل السفارة مع الأطراف المعنية، تقديم الدعم الإداري والفني لفريق العمل في مختلف الأقسام داخل السفارة، الإشراف على إجراءات تقديم الطلبات والتأكد من اكتمال الوثائق المطلوبة، التنسيق مع السلطات المحلية لضمان تنفيذ الإجراءات القانونية المتعلقة بالسفارة، العمل مع الأقسام الأمنية لضمان سلامة المكان وضمان الإجراءات الأمنية المناسبة، تقديم استشارات للأفراد حول الإجراءات القانونية المتعلقة بالتأشيرات والإقامة، العمل على تعزيز العلاقات الدبلوماسية بين السفارة والدولة المضيفة