مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم الاجتماعات والمواعيد بطريقة فعالة لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات التواصل الكتابي والشفوي الممتازة لتنسيق البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية بطريقة احترافية، القدرة على التعامل مع الوثائق السرية وإدارتها بشكل يتوافق مع القوانين والسياسات، مهارات تنظيمية قوية لترتيب الملفات والمستندات وضمان سهولة الوصول إليها، إتقان استخدام تطبيقات الحاسوب الخاصة بالمكتب مثل معالج النصوص وجداول البيانات والبرامج الإدارية الأخرى، القدرة على إدارة الأوقات والمهام المتعددة بكفاءة مع القدرة على التكيف مع التغيرات المستمرة، مهارات في إدارة الاتصالات بين الإدارات المختلفة وضمان سير الأعمال دون تأخير، القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ القرارات اليومية بما يتناسب مع متطلبات العمل، مهارات في التفاوض والتعامل مع الطلبات الخاصة من الإدارة أو الموظفين الآخرين بشكل دقيق ومرن، القدرة على تقديم دعم إداري فعال لجميع الموظفين والمساعدة في مهامهم اليومية لإتمام الأعمال المطلوبة على أكمل وجه

المهام

إعداد وتنظيم مواعيد الاجتماعات وضمان التواصل مع جميع المشاركين وتوزيع المواد المتعلقة بها، التعامل مع الاستفسارات اليومية من العملاء أو الزوار وتوجيههم إلى الأقسام المعنية، كتابة وتحرير الرسائل والمذكرات الرسمية والرد على الاستفسارات الإدارية بشكل فوري، الحفاظ على تنظيم الملفات والوثائق الخاصة بالشركة والتأكد من تصنيفها بشكل صحيح للوصول إليها بسهولة، تنسيق جميع أنشطة المكتب اليومية مثل ترتيب الاجتماعات والفعاليات وتنظيم الاحتياجات اللوجستية لها، المساعدة في إعداد التقارير اليومية والأسبوعية عن سير العمل داخل الأقسام المختلفة للشركة، تقديم الدعم الإداري المطلوب للمسؤولين التنفيذيين بما في ذلك تجهيز المواد والتقارير اللازمة للقرارات الإدارية، الحفاظ على نظام البريد الإلكتروني والرد على الرسائل بشكل فعال لضمان عدم تأخير الأعمال اليومية، إعداد الملفات والتقارير الخاصة بالمستندات المحاسبية ومتابعة سير العمليات المالية بما يتماشى مع القوانين، تنظيم الاتصالات بين الموظفين والعملاء لضمان سلاسة العمل وتلبية احتياجاتهم بشكل فوري