مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وجدولة المواعيد بشكل دقيق وفعال لضمان سير العمل، القدرة على التعامل مع المستندات والملفات بشكل منظم لضمان الوصول السريع للمعلومات المطلوبة، مهارات في كتابة وتحرير المراسلات والمستندات بشكل دقيق وبأسلوب مهني، مهارات تواصل شفوي وكتابي ممتازة للتفاعل مع الزملاء والعملاء بشكل فعال، القدرة على إدارة المهام المتعددة وتنظيم الأولويات بشكل يتناسب مع احتياجات العمل، القدرة على استخدام تطبيقات الكمبيوتر المكتبية مثل برامج معالجة النصوص وجداول البيانات، مهارات قوية في التعامل مع الأجهزة المكتبية مثل الطابعات والماسحات الضوئية بشكل فعال، القدرة على التعامل مع الضغوط والعمل في بيئة تتطلب سرعة الإنجاز والدقة، مهارات في إدارة الوقت لضمان إنجاز المهام ضمن الإطار الزمني المحدد، القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات وحمايتها وفقًا للمعايير المهنية.

المهام

تنظيم المواعيد والمقابلات الخاصة بالمديرين والموظفين والتأكد من تحديثها بانتظام، إعداد وتنظيم الملفات والمستندات بشكل يسهل الوصول إليها عند الحاجة، تقديم الدعم الإداري اليومي للموظفين والزملاء في مختلف أقسام الشركة، معالجة البريد الوارد والصادر وتنظيمه وضمان الرد عليه في الوقت المناسب، إدارة قاعدة البيانات الخاصة بالعملاء والموردين وضمان تحديث المعلومات بشكل مستمر، إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية وفقًا لاحتياجات الأقسام المختلفة، تجهيز الاجتماعات وتحضير المواد اللازمة لها مثل العروض التقديمية أو المستندات، التنسيق مع الموردين والشركات الخارجية لضمان سير الأعمال بسلاسة، متابعة وحل المشكلات المكتبية اليومية مثل طلبات الإصلاح أو التحديثات، التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات عبر البريد الإلكتروني وتحويلها إلى المعنيين بالشكل الصحيح.