مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات في التواصل مع العملاء والتعامل معهم بشكل مهذب واحترافي لضمان تقديم خدمة عالية الجودة، القدرة على استقبال الزوار والرد على استفساراتهم بطريقة دافئة ومهنية، مهارات في تنسيق المواعيد وتنظيم الجدول الزمني للمديرين والموظفين بشكل فعال، معرفة تامة بنظام الهاتف وكيفية التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة بكل احترافية، القدرة على تنظيم وتحضير المستندات والتقارير اليومية الخاصة بالعمل بدقة وسرعة، مهارات التعامل مع أنظمة الكمبيوتر والبرمجيات المستخدمة في إدارة الحضور والتوقيت، القدرة على العمل بشكل جماعي مع الفرق الأخرى لتحقيق الأهداف المشتركة داخل المؤسسة، مهارات في التوجيه والإرشاد للزوار والموظفين داخل المبنى بشكل مرتب وسلس، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة والرد على المكالمات بطريقة فعالة في حال الحاجة، القدرة على تقديم خدمات إضافية مثل حجز التذاكر والمواعيد بشكل سريع وبدون أخطاء

المهام

استقبال الزوار والمراجعين في المكتب وتوجيههم إلى الوجهة الصحيحة ضمن المبنى، الرد على مكالمات الهاتف الواردة وتوجيهها إلى الأقسام المختصة، الحفاظ على جدول مواعيد المديرين والموظفين وتنظيمه بما يتناسب مع متطلبات العمل، تحضير المستندات والتقارير اليومية الخاصة بالمكتب وتنظيمها بشكل مناسب للأرشفة، مساعدة الزوار في إجراءات الوصول والمغادرة والتأكد من تسجيل بياناتهم بشكل دقيق، تقديم الدعم في المهام الإدارية اليومية مثل ترتيب المواعيد وحجز الأماكن عند الحاجة، التأكد من أن جميع المكالمات الواردة تتم الرد عليها بسرعة وبدون تأخير، التنسيق مع فرق العمل الداخلية لمساعدة الموظفين في تنظيم مواعيدهم والتقارير الخاصة بهم، تقديم الدعم الإداري في حالة وجود مكالمات طارئة أو مشاكل تحتاج إلى معالجة فورية، تقديم الدعم الكامل للعملاء والزوار من خلال توفير حلول سريعة لمشاكلهم وتوجيههم بالشكل المناسب