مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيم المكاتب والقيام بمهام مكتبية متقدمة مثل ترتيب الاجتماعات والملفات الخاصة بالمستندات، القدرة على تنسيق وإدارة المهام المتعددة في بيئة العمل لضمان تنفيذها بكفاءة واحترافية، مهارات التواصل الفعالة مع الموظفين والعملاء للتعامل مع استفساراتهم وحل مشاكلهم بفعالية، القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Excel وWord لتوثيق البيانات وتحديث السجلات، مهارات إدارة الوقت وتنظيم الأولويات لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد وبدقة عالية، القدرة على تنسيق الاجتماعات وإعداد المواد والمستندات المطلوبة لها قبل الموعد المحدد، مهارات إعداد التقارير اليومية والشهرية والإبلاغ عن سير العمل للإدارة، القدرة على التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بكفاءة وتقديم الدعم اللازم، مهارات العمل ضمن فريق لتحقيق الأهداف المؤسسية وتقديم حلول للمشكلات الإدارية، القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل دقيق وفقًا للسياسات والإجراءات المعمول بها

المهام

إعداد وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية وتنسيق الحضور وأماكن الاجتماعات مع جميع الأطراف المعنية، كتابة التقارير المكتبية الخاصة بالأداء والمشاريع الحالية لتسليمها للإدارة العليا، إدارة وتنظيم المستندات المكتبية والملفات بشكل منظم لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، التنسيق مع الموظفين داخل الشركة لتوزيع المهام ومتابعة تقدم الأعمال المتعددة، تقديم الدعم الإداري للفرق المختلفة في جميع الجوانب اللوجستية مثل السفر والإقامة وغيرها، ترتيب المواعيد الشخصية والاجتماعات الخاصة بالمديرين التنفيذيين مع الأطراف المعنية، متابعة البريد الإلكتروني والرد على استفسارات الموظفين والعملاء بشكل دوري، إعداد الجداول الزمنية للمشاريع وضمان سير الأعمال في الوقت المحدد، مراقبة سير العمل اليومي وضمان التزام الجميع بالإجراءات والسياسات المحددة، إعداد المواد التقديمية لمشاريع الشركات والإبلاغ عن أي مشاكل قد تواجه سير العمل