مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعّال مع الزوار والعملاء لضمان تجربة إيجابية وسلسة لهم، القدرة على الرد على الاستفسارات واستقبال المكالمات الهاتفية بلباقة واحترافية، القدرة على إدارة المواعيد والجدولة بدقة عالية لضمان التزام الجميع بالمواعيد المحددة، مهارات التعامل مع الوثائق والمعاملات الإدارية بشكل دقيق ومنظم، القدرة على التعامل مع البرامج الحاسوبية الخاصة بنظام الحجز وإدارة المواعيد بكفاءة، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة بشكل سريع وفعال وتقديم الحلول المناسبة، مهارات التعامل مع الجمهور وفهم احتياجاتهم لتقديم أفضل خدمة ممكنة، القدرة على التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات إدارية قوية في إدارة الأنشطة اليومية وتنظيم البيئة المكتبية، القدرة على التعامل مع الضغوط وإدارة الوقت بشكل جيد لتلبية متطلبات الوظيفة

المهام

استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين وتوفير كافة المعلومات المطلوبة لهم، الرد على المكالمات الهاتفية وتنظيمها وضمان توجيهها إلى الشخص المعني، إدارة جداول المواعيد وحجز المواعيد للأفراد وضمان عدم وجود تعارض في المواعيد، التعامل مع الوثائق والمعاملات المختلفة مثل تسجيل الدخول والخروج والمراسلات الإدارية، التعامل مع استفسارات الزوار والإجابة عليها بأدب واحترافية لضمان رضاهم، متابعة التواصل مع الفرق المختلفة لتنظيم العمل وضمان استمرارية سير العمليات بكفاءة، تقديم الدعم الإداري للموظفين والإدارة في مختلف المهام المكتبية اليومية، إعداد تقارير يومية أو أسبوعية حول سير العمل وتحليل العمليات المكتبية، التعامل مع العملاء الذين لديهم استفسارات أو شكاوى والعمل على حل مشكلاتهم بسرعة وفعالية، متابعة وتنظيم أنشطة المكتب المختلفة وضمان بيئة عمل مرتبة ومنظمة