مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إجادة استخدام برامج الكمبيوتر مثل Microsoft Office وGoogle Workspace لتنظيم الأعمال اليومية، مهارات تنظيمية لإدارة المهام اليومية وضمان سير العمل بشكل سلس، القدرة على التواصل مع الإدارات المختلفة لتنفيذ المهام المشتركة بشكل فعال، القدرة على إعداد التقارير المكتوبة بدقة عالية وتقديمها للإدارة في الوقت المحدد، مهارات في التعامل مع البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات بشكل احترافي وسريع، معرفة عميقة بأساسيات إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات والفعاليات بشكل فعال، القدرة على التعامل مع الملفات والسجلات بشكل منظم لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، مهارات في التنسيق بين الفرق المختلفة وتوزيع المهام وفقًا للأولويات، القدرة على إجراء أبحاث مكتبية وتوفير الدعم الإداري للمشاريع والمهام التنفيذية، القدرة على التعامل مع البيانات الحساسة بشكل آمن وسري وفقًا للمعايير المتبعة في المؤسسة

المهام

تنظيم جدول الأعمال اليومي للمديرين وتنظيم مواعيد الاجتماعات الداخلية والخارجية، إدارة البريد الإلكتروني للموظفين والمراسلات الداخلية والخارجية لضمان تدفق المعلومات بشكل سلس، إجراء الأبحاث الإدارية وتقديم التقارير الشاملة حول الأعمال والأنشطة الجارية، تنسيق الفعاليات والاجتماعات الكبرى وضمان توافر كافة المعدات والموارد اللازمة لها، إجراء المكالمات الهاتفية والتواصل مع الشركاء أو العملاء على مدار الساعة، تقديم الدعم الإداري العام للفرق والموظفين لتيسير تنفيذ الأعمال اليومية، تنظيم وحفظ السجلات والمستندات الإدارية بشكل آمن ومتاح عند الحاجة، مراقبة تدفق الوثائق والمعلومات بين الأقسام لضمان سلاسة العمل والتواصل بين الجميع، العمل على إدارة البيانات وحمايتها وضمان أنظمة الأمان الداخلية للمؤسسة، إعداد التقارير الشهرية والإحصائيات الخاصة بالأداء الإداري وتقديمها للإدارة العليا