مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم المواعيد والأنشطة اليومية بشكل دقيق لضمان سير العمل بكفاءة عالية، مهارات في التواصل الفعّال مع العملاء والزملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الاجتماعات، القدرة على استخدام برامج الحاسوب مثل Microsoft Office لتنظيم الوثائق وتنسيق الاجتماعات، مهارات في إدارة الملفات والمستندات بطريقة منظمة وآمنة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على التعامل مع مواقف الطوارئ بشكل هادئ وفعال لضمان استمرارية العمل، القدرة على تنظيم وتنفيذ المهام المكتبية اليومية مثل الرد على المكالمات وترتيب الاجتماعات والمراسلات، مهارات في إدارة الوثائق والملفات التي تتطلب سرية تامة والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مهني، القدرة على متابعة وتنظيم المراسلات والمواعيد المختلفة لضمان عدم حدوث أي تأخير أو خطأ، مهارات في اتخاذ المبادرة والقيام بالمهام بشكل مستقل ودون الحاجة إلى إشراف مباشر، القدرة على العمل ضمن فريق لضمان سير العمل بشكل منظم وتلبية احتياجات الموظفين والإدارة

المهام

إدارة وتنظيم المواعيد اليومية للمدير أو الفريق لضمان تنسيق العمل بشكل سلس، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأشخاص المعنيين أو تقديم المعلومات المطلوبة للمتصلين، التنسيق مع الفرق المختلفة لتحديد المواعيد والاجتماعات وتنظيمها بشكل فعال، متابعة وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة وإجراء الإجراءات اللازمة لضمان الدقة والسرعة، تنسيق وتجهيز المستندات الضرورية للاجتماعات وتوزيعها على الأعضاء المعنيين قبل الموعد المحدد، التأكد من تنفيذ الإجراءات المكتبية اليومية بشكل دقيق وفعال لضمان سير العمل بسلاسة، الحفاظ على تنظيم الملفات والمستندات والوثائق الخاصة بالمكتب بطريقة احترافية وسهلة الوصول إليها، تقديم الدعم الإداري للمشاريع المختلفة من خلال إعداد التقارير وتنظيم الاجتماعات والتنسيق مع الأطراف المعنية، التعاون مع الإدارات الأخرى لتحديد احتياجات المكتب وتوفير المساعدة المطلوبة وفقًا للأولويات، متابعة تنفيذ الإجراءات اليومية والتأكد من عدم وجود تأخير في المهام المكتبية التي قد تؤثر على العمل