مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم المواعيد والأنشطة بشكل دقيق وفعال لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات التواصل الجيد مع المديرين والموظفين لضمان تنفيذ المهام بكفاءة، القدرة على إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الدقيقة وفقًا للمعايير المتبعة في الشركة، مهارات التعامل مع الأجهزة المكتبية مثل الطابعات والفاكسات وأجهزة الكمبيوتر بشكل احترافي، القدرة على إدارة البريد الإلكتروني والتعامل مع المراسلات بشكل منتظم ومنظم، مهارات إدارة الملفات والوثائق وحفظها بطريقة سهلة الوصول وآمنة، القدرة على إعداد الاجتماعات وترتيب الترتيبات اللوجستية لها من حيث المكان والوقت، مهارات التنظيم والتنسيق للرحلات والأنشطة التي تتطلب التنقل خارج المكتب، القدرة على تقديم الدعم الإداري والمساعدة في الأعمال اليومية المتعلقة بالمهام المكتبية، مهارات التفاوض وحل المشاكل بسرعة وفعالية لضمان سير العمل بشكل مستمر

المهام

إعداد وتنظيم مواعيد الاجتماعات لضمان عدم التداخل بين المواعيد المختلفة وتنفيذها في الوقت المحدد، إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر من خلال تصنيف الرسائل والرد عليها في الوقت المناسب، تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية بطريقة تضمن الوصول السريع إلى البيانات المطلوبة، إجراء المكالمات الهاتفية اللازمة للتنسيق بين الفرق أو الأشخاص المعنيين بالمهام المطلوبة، كتابة المراسلات والتقارير الإدارية بشكل دقيق وتنظيمها حسب الأولوية، ترتيب وتحضير مستلزمات الاجتماعات مثل التحضير للمستندات والعروض التقديمية، متابعة تقديم الدعم اللوجستي للأعمال اليومية مثل حجز التذاكر والتنقلات للموظفين، إدارة الوقت بشكل فعال وتنظيم الجدول الزمني لضمان تلبية جميع احتياجات المكتب، مساعدة الموظفين في الأمور الإدارية اليومية مثل تجهيز الأوراق أو ملء الاستمارات المطلوبة، تقديم التوجيه والمساعدة للزوار أو الموظفين الجدد بشكل احترافي ومهذب