مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيم المواعيد والجدولة بطريقة دقيقة وفعالة لتفادي أي تضارب في الأوقات، القدرة على إدارة وحفظ الملفات والمستندات بطريقة منظمة وسهلة الوصول إليها، مهارات تواصل كتابية وشفوية عالية لإعداد التقارير والمراسلات بكفاءة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيمها بشكل يضمن عدم إضاعة أي فرصة اتصال، مهارات إدارة الوقت بشكل ممتاز للتأكد من إنجاز جميع المهام في الوقت المحدد، القدرة على إدارة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال وتوثيق محاضر الاجتماعات بدقة، مهارات في التعامل مع برامج الأوفيس مثل Word وExcel وPowerPoint لإعداد المستندات والعروض التقديمية، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة في وقت واحد دون التأثير على الجودة أو الدقة، القدرة على التنسيق بين الأقسام المختلفة وتنظيم سير العمل داخل المكتب، مهارات سرية وحفاظ على الخصوصية فيما يخص المعلومات الحساسة المتعلقة بالشركة والعملاء

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية وترتيب مواعيد المراجعات والمقابلات، إعداد وتنسيق تقارير العمل والمراسلات الداخلية والخارجية بشكل دوري وفعال، حفظ وتوثيق المستندات والمراسلات بطريقة منظمة تسهل الوصول إليها عند الحاجة، مساعدة المدير التنفيذي في تحضير العروض التقديمية والاجتماعات المهمة بشكل محترف وفعال، الرد على استفسارات العملاء والموظفين وتوجيههم بطريقة احترافية، متابعة مستجدات المشاريع داخل الشركة والتأكد من سير العمل بشكل سلس، إدارة ملفات الموظفين والمستندات القانونية الخاصة بالشركة وضمان سرية المعلومات، التنسيق مع الأقسام المختلفة لتوفير الدعم اللوجستي وتسهيل سير الأعمال اليومية، إعداد وتحضير تقارير الأداء بشكل دوري وإعداد خطط عمل لتطوير سير العمل، تنفيذ أي مهام إدارية أخرى تُطلب من قبل المدير التنفيذي ضمن نطاق عمل السكرتارية