مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

المعرفة الشاملة بأنظمة المكتب وإدارة الملفات بشكل منظم وفعال، القدرة على تنظيم الاجتماعات والمواعيد والتنسيق بين الفرق المختلفة في المكتب، مهارات التواصل الكتابي والشفهي للتفاعل مع العملاء والزملاء بشكل احترافي، القدرة على إدارة المراسلات الواردة والصادرة وتنظيم البريد الإلكتروني بشكل دقيق، مهارات إدارة الوقت لضمان إنجاز المهام اليومية بكفاءة عالية، القدرة على كتابة التقارير الإدارية ومتابعة تنفيذ المهام والقرارات، الخبرة في التعامل مع برامج إدارة المكاتب مثل Microsoft Office وGoogle Workspace، القدرة على إعداد وتنظيم العروض التقديمية والمواد المكتبية للمديرين والفرق، الالتزام بالسرية في التعامل مع الوثائق والبيانات الحساسة في المكتب، مهارات حل المشكلات وتنظيم العمل ضمن بيئة متعددة المهام لضمان سير العمل بسلاسة

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات والتأكد من تنسيق الأوقات بين جميع الأطراف المعنية، استقبال المكالمات الهاتفية والتعامل مع الاستفسارات بشكل مهني وسريع، تنسيق المراسلات بين الأقسام المختلفة وضمان وصولها إلى المعنيين في الوقت المحدد، إدارة الملفات الإلكترونية والمستندات الورقية بشكل منظم وفقًا لإجراءات المكتب، كتابة التقارير اليومية والشهرية حول سير العمل في المكتب ورفعها للإدارة العليا، إعداد العروض التقديمية ومواد الاجتماعات وفقًا لمتطلبات الإدارة، تنسيق سفر الموظفين وحجوزات الفنادق وترتيبات الرحلات الخارجية والداخلية، متابعة تنفيذ المهام الإدارية اليومية وتحديد أولويات العمل لضمان سير العمل بكفاءة، مساعدة المديرين في تنسيق المشاريع الإدارية والإشراف على التنفيذ، مراجعة وتحليل الوثائق القانونية والإدارية والتأكد من دقتها قبل التوقيع عليها