مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعال مع الزوار والعملاء لإعطاء انطباع إيجابي عن المنشأة، القدرة على التعامل مع الاستفسارات الهاتفية والبريد الإلكتروني بطريقة مهنية، القدرة على إدارة مواعيد الاجتماعات وترتيب المواعيد بناءً على الأولويات المطلوبة، مهارات التنظيم والترتيب لإدارة المهام اليومية وتقديم الدعم الإداري الفعّال، القدرة على التعامل مع مختلف الأنظمة والتطبيقات المكتبية المستخدمة في المكتب، مهارات في التعامل مع الزوار من خلال تقديمهم للإرشادات والمساعدة اللازمة، القدرة على حل المشكلات بشكل سريع وفعال وتحقيق رضا العملاء والزوار، القدرة على العمل بشكل متسق وضمن فريق لإتمام المهام اليومية بكفاءة عالية، مهارات الإدارة الذاتية وتنظيم الوقت لتحقيق الكفاءة القصوى في أداء المهام المطلوبة، القدرة على الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة ونظيفة لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.

المهام

إدارة استقبال الزوار والعملاء بشكل احترافي وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة، الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وتنظيم المواعيد بناءً على الأولويات، تقديم الدعم الإداري للمكتب من خلال تنظيم الاجتماعات وتنسيق جداول الأعمال مع المعنيين، الحفاظ على تنظيم المستندات والملفات الشخصية للعملاء والموظفين بشكل دوري ومرتب، ترتيب الاجتماعات والفعاليات الداخلية وتنظيم التنقلات للضيوف والعملاء، تقديم المساعدة في الإجراءات اليومية للمكتب مثل طباعة الوثائق والتقارير اللازمة، تنظيم البريد الوارد والصادر وتوزيعه بشكل دقيق وسريع على الأقسام المعنية، متابعة تلبية احتياجات الزوار والعملاء وإجراء التعديلات اللازمة في حال حدوث أي طارئ، تحسين سير العمل من خلال التعامل مع المتطلبات اليومية للمكتب بشكل مرن واحترافي، تقديم تقارير دورية للإدارة حول أداء المكتب وتنظيم العمليات اليومية بشكل فعّال.