مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الزوار بطريقة احترافية وودودة لضمان تجربة إيجابية، القدرة على الرد على استفسارات الزوار وتوجيههم إلى الأقسام المناسبة بشكل سريع وفعال، مهارات تنظيمية عالية لتنسيق مواعيد الاجتماعات وترتيب جدول الأعمال بدقة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتحويلها بشكل مناسب إلى الأقسام المختلفة، مهارات استخدام الأنظمة الحاسوبية لإدخال البيانات وتحديث السجلات المتعلقة بالزوار والمواعيد، القدرة على تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة داخل المؤسسة بشكل فعال، مهارات التواصل الكتابي والشفهي بشكل واضح ومهني مع الزوار وزملاء العمل، القدرة على تحديد الأولويات وتنفيذ المهام بشكل دقيق ضمن إطار زمني محدد، مهارات حل المشكلات للتعامل مع الحالات الطارئة أو الاستفسارات المعقدة التي قد تظهر، قدرة عالية على العمل تحت الضغط والتكيف مع بيئة العمل المتغيرة باستمرار

المهام

استقبال الزوار بطريقة مهنية وإعطاءهم التوجيهات اللازمة حول المكان والأنشطة المتاحة، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام المعنية بسرعة وكفاءة، تنظيم مواعيد الاجتماعات وحجز الغرف المناسبة لضمان سير العمل بكفاءة، التعامل مع الاستفسارات الواردة عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية وتقديم الإجابات المناسبة، إدارة وتحديث السجلات الخاصة بالزوار والمواعيد على النظام الإلكتروني للمؤسسة، متابعة البريد الوارد والصادر وتوزيعه على الأقسام المعنية في الوقت المحدد، تقديم الدعم الإداري للمشرفين والإداريين من خلال تنسيق الأنشطة اليومية، تنظيم وتنسيق المواعيد الداخلية مع الأطراف المعنية لضمان سير العمل بسلاسة، تقديم الدعم للزوار في حال الحاجة إلى مساعدات خاصة مثل توفير المعلومات حول الخدمات المقدمة، متابعة الأمور اليومية المتعلقة بالحفاظ على بيئة العمل منظمة ونظيفة لضمان راحة الزوار والموظفين