مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التنظيم وإدارة المكاتب لضمان سير العمل بفعالية عالية وسلاسة، القدرة على تحديد الأولويات وتنظيم جداول الأعمال لضمان استمرارية العمليات اليومية، مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل مع جميع الأطراف المعنية بطريقة احترافية، القدرة على استخدام برامج المكاتب مثل Microsoft Office وGoogle Workspace بكفاءة عالية، مهارات في إدارة البريد الإلكتروني وتنظيم الملفات والوثائق بشكل يسهل الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على التعامل مع مختلف المهام الإدارية والإشراف عليها لضمان أداء الفريق بكفاءة، مهارات في إعداد التقارير الإدارية وتحليل البيانات المهمة لاتخاذ قرارات فعالة، القدرة على التعامل مع العملاء وتقديم الدعم الإداري لهم بكفاءة وسرعة، مهارات في إدارة الاجتماعات وتنظيم الفعاليات لضمان سيرها بشكل منتظم، القدرة على تحسين سير العمل داخل المكتب باستخدام استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة

المهام

إدارة الجدول الزمني للمدير وتنظيم المواعيد والمقابلات مع الأطراف المختلفة، التعامل مع البريد الوارد والصادر والرد على الرسائل الهامة وتوزيعها على الأقسام المعنية، التنسيق مع الأقسام الأخرى داخل المؤسسة لضمان تنفيذ المهام الإدارية بكفاءة عالية، إعداد تقارير إدارية شهرية ورفعها للإدارة العليا لتحليل الأداء واتخاذ القرارات، تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب وضمان توافر الموارد اللازمة لتنفيذ المهام المطلوبة، تنظيم الاجتماعات والمناسبات الداخلية والخارجية لضمان سير العمليات دون تعثر، إدارة وتنظيم الوثائق والملفات الورقية والإلكترونية بما يضمن الوصول إليها بسهولة، التنسيق مع قسم الموارد البشرية لحل أي قضايا متعلقة بالموظفين أو استفساراتهم، متابعة المدفوعات والفواتير وتقديم تقارير مالية دورية للإدارة المالية، ضمان التزام المكتب بجميع السياسات والإجراءات الإدارية المعتمدة في المؤسسة