مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة المكاتب وضمان سير العمل بكفاءة عالية، مهارات استخدام البرامج المكتبية مثل Microsoft Office لتنظيم الملفات والبيانات، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم المواعيد والأنشطة اليومية، مهارات الكتابة والتوثيق لإعداد التقارير والمراسلات الرسمية بشكل دقيق، القدرة على تنسيق وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات بشكل فعال، مهارات التواصل مع العملاء والزوار وحل استفساراتهم بسرعة واحترافية، القدرة على ترتيب وتنظيم مستندات الملفات وحفظها بطريقة منظمة وآمنة، مهارات إدارة الوقت لضمان تنفيذ المهام اليومية بشكل دقيق وفقًا للجداول المحددة، القدرة على العمل ضمن فريق ومساعدة الزملاء في أداء المهام المكتبية المطلوبة، مهارات الحفاظ على سرية المعلومات والتعامل مع البيانات الحساسة بحذر واحترافية

المهام

إدارة وتنظيم جدول الأعمال اليومي للمسؤولين وترتيب الاجتماعات والأنشطة المختلفة، التعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات الإلكترونية وتوجيهها بشكل دقيق، مساعدة في تجهيز المستندات وتقارير العمل وحفظها بشكل منظم في الملفات، التعامل مع الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الأقسام المناسبة حسب الحاجة، تقديم الدعم الإداري للمشرفين والموظفين في جميع المجالات المتعلقة بالعمل، التأكد من تسليم البريد والمراسلات إلى الأقسام المعنية في الوقت المناسب، إعداد الوثائق اللازمة للإجراءات الإدارية مثل طلبات الإجازات والموارد البشرية، تنظيم المستندات والمعاملات الداخلية بشكل سهل الوصول إليه وآمن، تحديث قواعد البيانات وإدخال المعلومات المتعلقة بالموظفين والعملاء بطريقة دقيقة، تنظيم وتحضير الاجتماعات الإدارية وكتابة المحاضر وتوزيعها على المشاركين