مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارة استقبال الزوار بشكل مهني وودود والتعامل معهم بطريقة لائقة، القدرة على التعامل مع الهاتف وتحويل المكالمات بأسرع وقت ممكن للجهات المختصة، مهارات تنظيمية لتنظيم مواعيد الاجتماعات والمواعيد النهائية للزوار، القدرة على إدخال البيانات وتحديث السجلات بشكل دقيق في الأنظمة الإلكترونية، مهارات التواصل الفعالة للتفاعل مع الزوار والرد على استفساراتهم بشكل مهني، القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مواقف الطوارئ بكفاءة وهدوء، معرفة جيدة بالإجراءات الأمنية المتبعة لضمان سلامة الزوار والمكان بشكل عام، القدرة على تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة من خلال استقبال المكالمات وتنظيم الاجتماعات، مهارة التعامل مع البريد الوارد والصادر وتنظيمه بشكل منتظم، القدرة على تحسين بيئة العمل في قسم الاستقبال من خلال التنظيم والنظافة الدائمة

المهام

استقبال الزوار عند وصولهم والتأكد من توجيههم إلى المكان المناسب في المنشأة، الرد على المكالمات الهاتفية بشكل مهني وتحويلها إلى الأقسام المعنية داخل الشركة، تنظيم مواعيد الاجتماعات وجدولة المواعيد الخاصة بالزوار بشكل دقيق ومنظم، إدخال البيانات والمعلومات المتعلقة بالزوار إلى النظام الإلكتروني وتحديث السجلات باستمرار، التعامل مع الاستفسارات المتعلقة بالزوار والإجابة عليها بسرعة واحترافية، مراقبة الحضور والانصراف للموظفين والزوار لضمان انتظام العمل، توفير الدعم الإداري للأقسام المختلفة في المنشأة مثل تحضير الاجتماعات والفعاليات، التعامل مع البريد الوارد والصادر وتنظيمه وفقًا للإجراءات المعتمدة داخل الشركة، تقديم تقارير يومية حول الأنشطة في قسم الاستقبال والإبلاغ عن أي مشكلات في النظام، الحفاظ على بيئة الاستقبال نظيفة ومنظمة طوال الوقت لتحسين تجربة الزوار