مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم المهام الإدارية وتنفيذها بكفاءة عالية ضمن بيئة عمل سريعة التغير، مهارات قوية في إدارة المواعيد وترتيب الاجتماعات وتنسيق المواعيد مع مختلف الأقسام، القدرة على التواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم بشكل احترافي ومهذب، مهارات إدارية قوية في التعامل مع البريد الإلكتروني وتنظيم الرسائل والوثائق الهامة، القدرة على استخدام البرامج الإدارية مثل Microsoft Office لتوثيق وحفظ الملفات والمستندات، مهارات تنظيمية عالية لترتيب المهام اليومية والقيام بالمهام المتعددة في وقت واحد بشكل فعال، القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات وتنظيم الملفات بشكل آمن وفعال، مهارات تواصل مع فرق العمل المختلفة لضمان تنفيذ المهام بفاعلية وتنظيم، القدرة على إجراء الأعمال المكتبية اليومية مثل إدخال البيانات وتحديث السجلات بدقة، مهارات في التواصل الكتابي والشفوي لإعداد تقارير وملخصات يومية شاملة للإدارة

المهام

تنظيم وجدولة الاجتماعات والأنشطة الإدارية بشكل فعال وتنفيذ المهام المطلوبة في الوقت المحدد، مساعدة المدير في التنسيق بين الفرق المختلفة وتنظيم اجتماعات العمل والإعداد لها، إدارة وتنسيق البريد الإلكتروني والتواصل مع العملاء والموردين والرد على الاستفسارات بفعالية، تنظيم الملفات والوثائق الخاصة بالمكتب وضمان حفظها بشكل آمن ومنظم، إعداد تقارير إدارية أسبوعية وشهرية حول سير العمل والأنشطة المنفذة داخل المكتب، التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الواردة بشكل احترافي، المساهمة في تنسيق الأنشطة الإدارية الأخرى مثل السفر والإقامة للموظفين، متابعة التحديثات على الوثائق وتقارير الأداء وإعداد الملفات اللازمة للإدارة، الإشراف على تقديم الخدمات اللوجستية وتنظيم جميع الأمور المتعلقة بالإمدادات المكتبية، إعداد جداول المواعيد وتنسيق الاجتماعات الدورية للمكتب مع الأقسام المختلفة