مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة الأعمال المكتبية بكفاءة عالية من خلال تنظيم وتنسيق المهام اليومية، مهارات استخدام برامج إدارة الأعمال المكتبية مثل Microsoft Office لضمان الإنتاجية، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والإجابة على استفسارات الزوار بكفاءة، مهارات في إدارة الوقت بشكل فعّال وتحديد الأولويات لتنفيذ المهام بشكل مرتب، القدرة على إعداد التقارير والملفات بدقة عالية وفقاً للمعايير المطلوبة، مهارات التعامل مع البريد الإلكتروني وتنظيم المراسلات الرسمية بكفاءة، القدرة على حل المشكلات التي قد تواجه الموظفين أو العملاء بشكل سريع وفعّال، مهارات التعامل مع الزوار والعملاء وتقديم الدعم لهم بطريقة احترافية، القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة، مهارات التواصل الشفهي والكتابي لتقديم المعلومات بشكل واضح ودقيق

المهام

إدارة كافة العمليات المكتبية اليومية بما في ذلك تنظيم الملفات والمراسلات الورقية، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المعنية، تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات للمديرين والموظفين بشكل فعال ودقيق، إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية وتقديمها إلى الإدارة العليا وفقًا للمعايير المطلوبة، مساعدة الزوار والعملاء في استفساراتهم وتوجيههم إلى القسم المناسب، إدارة البريد الوارد والصادر وضمان استلامه وتوزيعه بشكل مناسب على الموظفين، التعامل مع البيانات السرية وحمايتها من أي تسريب أو سوء استخدام، ترتيب وتنسيق الاجتماعات والفعاليات الرسمية بما يضمن نجاح التنظيم، دعم الفرق الإدارية في تنفيذ الأنشطة اليومية وتنظيم الوثائق، توفير المساعدة اللازمة للأقسام المختلفة لتحقيق الأهداف المؤسسية