مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم الأعمال والمهام اليومية في المكتب بشكل فعال ومرتب، مهارات التواصل الفعالة مع الزملاء والعملاء لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل مايكروسوفت أوفيس و برامج إدارة البيانات، تنظيم وإدارة المواعيد والارتباطات اليومية للأفراد أو الفرق داخل المؤسسة، إعداد التقارير اليومية أو الأسبوعية بشكل دقيق ووفقًا للمواعيد النهائية المحددة، القدرة على ترتيب الاجتماعات والمقابلات وتنسيق الحضور وضمان سير الأمور بسلاسة، معرفة بإجراءات الأرشفة والحفاظ على المستندات بشكل منظم وآمن، القدرة على العمل تحت الضغط وإتمام المهام ضمن الجداول الزمنية المحددة، الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة والتأكد من إتمام المهام على أكمل وجه، القدرة على التعامل مع أنظمة الهواتف والمراسلات الإلكترونية وإدارتها بكفاءة

المهام

تنظيم وإدارة الملفات والوثائق في المكتب وحفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول إليها، جدولة المواعيد والاجتماعات للأفراد وتنظيم الحجوزات والرحلات اللازمة، التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف والرد عليها بشكل سريع واحترافي، تنسيق المواعيد بين الأقسام المختلفة والتأكد من تنظيم الاجتماعات والاجتماعات الداخلية والخارجية، إعداد التقارير الشهرية أو السنوية وتقديمها للإدارة العليا بشكل منتظم، تجهيز المراسلات الرسمية والرد على استفسارات الموظفين والعملاء بسرعة وكفاءة، متابعة عملية تنفيذ المشاريع الصغيرة وضمان التزام الموظفين بالجداول الزمنية المحددة، إدارة مستودعات المكتب والتأكد من توافر المواد والمستلزمات المكتبية باستمرار، تقديم الدعم الإداري والتقني للمسؤولين عن الفرق المختلفة في المؤسسة، ضمان تطبيق السياسات والإجراءات المتبعة في المؤسسة وتقديم التقارير بانتظام إلى الإدارة العليا