مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعالة مع العملاء والزوار لضمان تجربة جيدة ومهنية، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والإجابة على استفسارات العملاء بشكل احترافي، القدرة على استخدام أنظمة الكمبيوتر لإدارة المواعيد وحجز المرافق والأماكن بشكل منظم، مهارات تنظيم وترتيب البيئة المكتبية لاستقبال الزوار والضيوف بطريقة مرتبة وأنيقة، مهارات إدارة الوقت لضمان سير العمل وتنسيق المواعيد بدون تأخير أو تعارض، قدرة على التعرف على احتياجات العملاء وتوجيههم إلى الأقسام المعنية بشكل صحيح، معرفة كاملة بإجراءات استقبال الزوار والعملاء والإجابة على استفساراتهم، القدرة على التعامل مع مختلف الشخصيات والضغوطات بشكل إيجابي وفعال، مهارات تقديم التقارير اليومية حول سير العمل وحالة استقبال العملاء، القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من اللياقة البدنية والتركيز أثناء العمل لفترات طويلة دون تشتت

المهام

استقبال الزوار والعملاء عند الوصول وتوجيههم إلى المكان المناسب في الشركة، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المختلفة أو الإجابة على الاستفسارات، إدارة المواعيد وحجز المرافق واستخدام أنظمة الحجز المتاحة بشكل دقيق، تنظيم بيئة الاستقبال من خلال ترتيب المكاتب والأثاث وتوفير المواد اللازمة للزوار، التنسيق بين الزوار والموظفين وتقديم الدعم خلال الاجتماعات والمناسبات، إرشاد الزوار والمراجعين داخل الشركة والتأكد من توجههم إلى المكان الصحيح، توفير المعلومات المطلوبة للزوار حول الخدمات المقدمة في الشركة بطريقة واضحة ودقيقة، استقبال البريد الوارد والصادر وتوزيعه بين الأقسام المعنية بشكل دقيق، تقديم تقارير يومية للمدير حول الأنشطة اليومية لمكتب الاستقبال، التعامل مع المواقف الطارئة في بيئة العمل بطريقة هادئة ومحترفة لضمان سير العمل بسلاسة