مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الأعمال المكتبية اليومية بشكل فعال ومنظم، مهارات استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Microsoft Office و Google Workspace، القدرة على تنسيق الاجتماعات والفعاليات والتعامل مع الحضور بشكل مهني، مهارات التنظيم وإدارة الوقت لضمان إنجاز المهام ضمن الإطار الزمني المحدد، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم جدول المواعيد بشكل دقيق، مهارات الكتابة والنسخ بسرعة ودقة مع القدرة على إنتاج تقارير مهنية، القدرة على إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية والمستندات الإدارية بكفاءة، القدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة والاحترافية، مهارات التواصل الفعال مع الفرق والزملاء لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على الاحتفاظ بسرية المعلومات والملفات الحساسة وحمايتها من الوصول غير المصرح به

المهام

إدارة الجداول الزمنية للمقابلات والاجتماعات وتنسيق المواعيد بين المديرين والموظفين، التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات المتعلقة بالمكتب بشكل مهني وفعّال، تنسيق وتنظيم المستندات والملفات الإدارية لضمان سهولة الوصول إليها واستخدامها، إعداد التقارير والإحصائيات الشهرية عن أداء المكتب ورفعها للإدارة المعنية، متابعة استلام وتنظيم البريد الوارد والصادر وحفظه بشكل منظم وآمن، تقديم الدعم الإداري للموظفين والعمل على تيسير سير الأعمال المكتبية بشكل فعال، إدارة وتنظيم أعمال الطباعة والنسخ وتصوير المستندات المطلوبة للفرق المختلفة، مراقبة المخزون المكتبي والتأكد من توفر المواد اللازمة للعمل بشكل دائم، التعامل مع البيانات وحفظها باستخدام الأنظمة الإلكترونية المتاحة في المكتب، تدريب الموظفين الجدد على إجراءات العمل المكتبي وتوجيههم للمهام المطلوبة