مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات الاستقبال والتعامل مع الزوار بطريقة مهذبة ومهنية لضمان تجربة إيجابية لهم، القدرة على الرد على الهاتف بشكل محترف وإدارة المكالمات بطريقة منظمة وسريعة، مهارات التواصل الجيد مع الزوار والموظفين على حد سواء لضمان التنسيق السلس داخل المؤسسة، القدرة على إدارة المواعيد وتنظيم الجداول الزمنية للموظفين والزوار بشكل فعال، مهارات الكتابة والرد على البريد الإلكتروني بشكل دقيق ومنظم دون حدوث أخطاء، القدرة على التعامل مع استفسارات الزوار وتوجيههم إلى المكان المناسب بسرعة وفعالية، مهارات إدارة الوقت لضمان تنظيم كافة المهام التي تتطلب أولوية بشكل صحيح، القدرة على الحفاظ على بيئة نظيفة ومرتبة في مكتب الاستقبال والمناطق المحيطة به، مهارات التعامل مع الطوارئ وحل المشاكل التي قد تحدث بسرعة وبكفاءة، القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المختلفة لتنظيم البيانات وجدولة المهام بسهولة وفعالية

المهام

استقبال الزوار والتأكد من توجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب في المؤسسة، الرد على المكالمات الهاتفية بمهارة وتوجيهها إلى المعنيين في الوقت المناسب، ترتيب وتنظيم مواعيد الاجتماعات واللقاءات بناءً على جدول أعمال المؤسسة بشكل يومي، إدارة البريد الإلكتروني للموظفين أو الزوار والتأكد من الرد على جميع الرسائل في الوقت المحدد، تأكيد المواعيد والمقابلات مع العملاء والزوار وفقًا للجدول الزمني المخصص، تنظيم ملفات البيانات المتعلقة بالزوار والموظفين لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة، التعامل مع استفسارات الزوار وتقديم إجابات شاملة وسريعة وودية حول الأنشطة والخدمات المتاحة، توفير الدعم الإداري للأقسام المختلفة في المؤسسة من خلال تنسيق المهام المكتبية اليومية، ضمان استلام البريد وتوزيعه على الموظفين بشكل منتظم ودقيق، التعاون مع الفرق الأخرى لضمان سير العمليات اليومية في المؤسسة بسلاسة وكفاءة