مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة المواعيد وتنظيم الجداول الزمنية لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات التواصل الفعالة مع أعضاء الفريق وضمان تلبية احتياجاتهم الإدارية بشكل مستمر، القدرة على التعامل مع المهام الإدارية واللوجستية مثل التنسيق مع الجهات الحكومية والشركات الخاصة، القدرة على إعداد التقارير الإدارية وتقديم التحديثات المنتظمة للمسؤولين الأعلى، التعامل مع الوثائق الإدارية بشكل دقيق وتنظيمها بطريقة يسهل الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على حل المشكلات الإدارية بشكل سريع وفعال لضمان سير العمل دون توقف، مهارات في استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية والإدارية مثل Excel وWord لضمان الإنتاجية العالية، القدرة على التعامل مع الموظفين والضيوف والمراجعين بطريقة احترافية ومهذبة، القدرة على الإشراف على العمليات اليومية للمكاتب وتقديم الدعم الإداري لجميع الأعضاء، مهارات التفاوض مع الأطراف الخارجية لتنظيم الاجتماعات وتحديد الأولويات الإدارية واللوجستية

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات واللقاءات بين الموظفين والمسؤولين داخل الحرس الوطني، إعداد وتوزيع التقارير الإدارية حول الأداء والأنشطة المختلفة التي يتم تنفيذها داخل المؤسسة، التنسيق مع فرق العمل المختلفة لضمان تنفيذ المهام الإدارية الموكلة في الوقت المحدد، تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية التي تتطلب التنسيق بين أعضاء الحرس الوطني والجهات الأخرى، إدارة قواعد البيانات الخاصة بالموظفين وتحديث المعلومات الإدارية بشكل دوري لضمان الدقة، التعامل مع الاستفسارات اليومية من الموظفين وتوجيههم للإجابة على أي استفسارات إدارية، تحضير المراسلات والوثائق الإدارية مثل الرسائل الرسمية والنماذج الحكومية، العمل مع الفريق الإداري لتحديث السياسات والإجراءات الخاصة بالحرس الوطني بشكل مستمر، التأكد من التزام الموظفين بالإجراءات الإدارية المحددة في اللوائح الداخلية للحرس الوطني، تنظيم عمليات التخزين والأرشفة للوثائق الحكومية والإدارية لضمان سهولة الوصول إليها في المستقبل