مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم المواعيد والتنسيق بين الاجتماعات المختلفة لضمان سير العمل بشكل منظم، مهارات الاتصال والتواصل الفعالة مع جميع الأطراف الداخلية والخارجية لضمان تدفق المعلومات بشكل سليم، القدرة على استخدام برامج إدارة المكاتب مثل Microsoft Office و Google Workspace لتنظيم المستندات والمواعيد، مهارات التعامل مع المشكلات الطارئة والتنسيق مع الفرق المختلفة لحل أي قضايا قد تطرأ، قدرة على اتخاذ قرارات سريعة وفعالة للحفاظ على سير العمل بشكل منتظم في المكتب، مهارات إدارة الوقت وتنظيم الأولويات لضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد دون تأخير، القدرة على إدارة سجلات البيانات بشكل فعال وتحديثها بشكل دوري لضمان الحصول على معلومات دقيقة، المعرفة بأساسيات المحاسبة أو الحسابات لإدارة النفقات والميزانية الخاصة بالمكتب، القدرة على الإشراف على الموظفين وتوجيههم لتحقيق أفضل أداء والعمل في بيئة مكتبية متكاملة، المهارات التنظيمية لتنسيق الأنشطة اليومية بشكل فعال مع جميع الأطراف المعنية لتحقيق الأهداف المشتركة

المهام

تنظيم المواعيد اليومية والاجتماعات للمسؤولين وضمان التزام الجميع بالوقت المحدد، التنسيق بين الفرق الداخلية والخارجية لضمان تدفق العمل وتنظيم الاجتماعات الهامة، متابعة الطلبات والتقارير المطلوبة من الإدارات المختلفة وتنسيق تسليمها في الوقت المحدد، إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الواردة من العملاء أو الزوار، إعداد تقارير مكتبية تتعلق بسير العمل والنشاطات الإدارية وتقديمها للإدارة العليا، الإشراف على العاملين في المكتب وتوزيع المهام لضمان العمل بكفاءة، إعداد المستندات الرسمية والعروض التقديمية وتنسيق الاجتماعات والتأكد من توافر كافة الاحتياجات، التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان توفر الموارد المطلوبة لإنجاز العمل بكفاءة، مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات اليومية المتعلقة بالمشاريع المتنوعة والموارد البشرية، التفاعل مع العملاء الخارجيين وضمان تقديم أفضل خدمة لهم وضمان رضاهم التام