مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة الوقت بكفاءة عالية وتنظيم المواعيد والاجتماعات بشكل دقيق، مهارات قوية في استخدام برامج الأوفيس مثل الوورد والإكسل والبوربوينت، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات البريدية باحترافية، الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات الهامة داخل المكتب، إدارة وتنسيق جداول العمل والاجتماعات اليومية لرؤساء الأقسام، مهارات تنظيمية متميزة لتخزين واسترجاع الملفات بسهولة وفعالية، العمل بروح الفريق والتعاون مع الزملاء لتحقيق الأهداف الإدارية، المعرفة بإعداد التقارير الدورية والوثائق الرسمية بدقة، القدرة على التعامل مع العملاء والزوار بلباقة واحترافية، مهارات حل المشكلات بسرعة وكفاءة في بيئة العمل المكتبية

المهام

تنظيم جدول العمل اليومي والإشراف على مواعيد الاجتماعات والمهام، استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الجهات المعنية حسب الحاجة، إعداد وتحضير التقارير والوثائق الإدارية اللازمة بدقة تامة، المساهمة في إعداد المراسلات والرد عليها بشكل رسمي ومهني، تنظيم الملفات وحفظها بطرق تضمن سهولة استرجاعها عند الحاجة، متابعة المستلزمات المكتبية وضمان توفرها بكميات كافية، التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان تدفق العمل بشكل سلس ومنظم، تقديم الدعم الإداري لرؤساء الأقسام والقيام بالمهام المكتبية المختلفة، الإشراف على استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة داخل المنشأة، ضمان سرية المستندات والتقارير التي تحتوي على معلومات حساسة