مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التواصل الفعال مع الدبلوماسيين والمواطنين لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات في إدارة الأعمال المكتبية وتنسيق الجداول الزمنية للموظفين والزيارات الرسمية، القدرة على التعامل مع المراسلات الرسمية والوثائق الدبلوماسية بشكل دقيق وسرية، مهارات تنظيم واستقبال الزوار وتنظيم الفعاليات الخاصة بالسفارة، القدرة على التعامل مع الأنظمة الإلكترونية الخاصة بالترتيبات الإدارية، مهارات في البحث والتطوير لمتابعة القوانين والسياسات الدولية ذات الصلة، مهارات في التعامل مع التنسيق بين الأقسام المختلفة داخل السفارة، القدرة على إدارة الأزمات والتعامل مع المواقف الطارئة بشكل هادئ وفعال، مهارات في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والأنشطة التي تقيمها السفارة، القدرة على التعامل مع التعاملات المالية والإدارية المتعلقة بالبعثة الدبلوماسية.

المهام

تنسيق المواعيد والاجتماعات مع السفارات والهيئات الدبلوماسية الأخرى بشكل احترافي ومنظم، متابعة وتنظيم الوثائق والمراسلات الدبلوماسية والتأكد من حفظها بشكل آمن، إدارة وترتيب الزيارات الرسمية وحضور الاجتماعات المهمة مع الوفود الدبلوماسية، تنظيم واستقبال الزوار داخل السفارة وتقديم الدعم اللازم لضمان سير الإجراءات بسلاسة، ضمان التواصل الفعّال بين الأقسام المختلفة داخل السفارة لتنفيذ المهام بكفاءة، تقديم الدعم الإداري والفني لفريق العمل الدبلوماسي في السفارة وتوفير المساعدات عند الحاجة، متابعة وتنظيم الفعاليات والأنشطة التي تقيمها السفارة بشكل دقيق، تقديم استشارات وتوجيهات للموظفين والزوار بناءً على السياسات المعتمدة في السفارة، ضمان سرية وأمن الوثائق والمعلومات المتعلقة بالأمور الدبلوماسية، التعامل مع المواقف الطارئة وإدارة الأزمات أثناء وجود الوفود أو الفعاليات الهامة.