مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على استقبال الزوار بطريقة احترافية وتقديم المساعدة اللازمة لهم بلباقة، مهارات تواصل فعالة لضمان تقديم المعلومات والإرشادات بطريقة واضحة وسلسة، التعامل بكفاءة مع أنظمة الهاتف وتحويل المكالمات إلى الأقسام المختصة، القدرة على تنظيم وجدولة المواعيد لضمان سلاسة سير العمل اليومي، المعرفة ببرامج الحاسب الآلي واستخدامها في إدارة الملفات والمراسلات، القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة العديد من المهام في وقت واحد بفعالية، مهارات العناية بالتفاصيل لضمان تسجيل المعلومات بدقة ودون أخطاء، الالتزام بالمظهر الاحترافي والسلوك اللبق لتعزيز صورة المنشأة، القدرة على إدارة الوقت بفعالية لتحقيق الكفاءة في إنجاز المهام اليومية، مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات المناسبة في المواقف الطارئة

المهام

استقبال الزوار بطريقة ودية وتوجيههم إلى الوجهة المناسبة داخل المنشأة، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأقسام المعنية حسب الحاجة، جدولة المواعيد وتنظيم جداول الاجتماعات لضمان حسن سير العمل، إدارة البريد الوارد والصادر والتأكد من توجيه المستندات للأقسام الصحيحة، تسجيل بيانات الزوار والاحتفاظ بسجلات دقيقة لضمان الأمان والتنظيم، تنسيق طلبات الضيوف والرد على استفساراتهم بطريقة مهنية ولبقة، دعم الفريق الإداري من خلال تنفيذ المهام الكتابية والتقارير الروتينية، الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال لضمان بيئة مهنية وجذابة، المساهمة في تنظيم الفعاليات الداخلية والتأكد من تنسيق جميع التفاصيل، إدارة المخزون المكتبي وطلب المستلزمات لضمان توفر المواد الأساسية