مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم المهام اليومية بشكل فعال لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات تواصل قوية لتمكين التنسيق الفعّال بين مختلف الأقسام داخل المؤسسة، القدرة على التعامل مع برامج الحاسوب المكتبية مثل أوفيس وبرامج إدارة البريد الإلكتروني، القدرة على إعداد التقارير والملفات الإدارية بدقة عالية وفي الوقت المحدد، مهارات في إدارة الوقت وتحديد الأولويات بشكل يسمح بالتركيز على المهام الأكثر أهمية، القدرة على حل المشكلات التي قد تظهر بشكل سريع وفعّال مع الحفاظ على سير العمل المعتاد، مهارات البحث والتحليل لاستخراج المعلومات اللازمة من المصادر المتنوعة بشكل دقيق، المرونة في التعامل مع التغييرات المفاجئة في بيئة العمل وتحقيق الأهداف المطلوبة، القدرة على تدريب وإرشاد الموظفين الجدد في مهامهم الوظيفية وتعريفهم بسياسات العمل، القدرة على إدارة المواعيد وحجوزات الاجتماعات بشكل فعال لضمان التنظيم الجيد للمواعيد.

المهام

إدارة وتنسيق المهام اليومية المتعلقة بالأعمال المكتبية والإدارية داخل المؤسسة، تقديم الدعم الإداري للموظفين وتسهيل عملية سير العمل بشكل فعال ومنظم، تنظيم الاجتماعات والتأكد من تجهيز كافة المعدات والموارد اللازمة لها، إعداد وتوزيع المراسلات والتقارير الإدارية والاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع العمليات، التواصل مع العملاء والموظفين وتوجيه الاستفسارات بشكل سريع وواضح، تحديث وتطوير السجلات والملفات الإلكترونية لضمان دقة المعلومات وسهولة الوصول إليها، تنسيق المواعيد والجدول الزمني بين الأقسام المختلفة وتحديد أوقات الاجتماعات المهمة، متابعة وتوثيق الإجراءات الإدارية اليومية لضمان التزام الموظفين بالسياسات المتبعة في المؤسسة، تدريب وتوجيه الموظفين الجدد على المهام الإدارية الأساسية وتزويدهم بالتوجيهات اللازمة، تنظيم الأرشيف والملفات الورقية والإلكترونية لضمان حفظ المعلومات بشكل منظم وآمن.