مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة الوثائق والملفات في المكتب بشكل دقيق ومنظم، مهارات التواصل الكتابي والشفهي مع الزملاء والعملاء لضمان تبادل المعلومات بشكل سلس، القدرة على إدارة المواعيد وتنظيم الجداول الزمنية للمديرين والموظفين، مهارات استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية مثل الورد والإكسل والبريد الإلكتروني لإتمام المهام بكفاءة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات بطريقة مهنية، مهارات في تقديم الدعم اللوجستي والتأكد من أن كافة المتطلبات المكتبية متوفرة، القدرة على إدارة البريد الوارد والصادر والتأكد من تسليمه للمعنيين في الوقت المناسب، مهارات التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ الأعمال بشكل منظم، القدرة على التعامل مع المهام متعددة الوظائف وتنظيم الأولويات بشكل فعال، مهارات إدارة المشاريع البسيطة والتأكد من أن العمل يتم في الوقت المحدد

المهام

إدارة وتنظيم جميع المستندات والملفات المكتبية لضمان سهولة الوصول إليها واستخدامها، التنسيق بين الفرق المختلفة لضمان تنفيذ الأعمال بشكل فعال وبالوقت المحدد، الرد على المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات التي تخص عملاء المكتب، تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتسجيل المحاضر بشكل دقيق واحترافي، تنظيم الملفات والمستندات بشكل صحيح وفقًا للأولويات ومتطلبات العمل، تنسيق المواعيد بين الموظفين والإدارة وتنظيم الجدول الزمني للمواعيد، متابعة البريد الوارد والصادر وتوزيعه حسب الحاجة وتوثيقه بشكل مناسب، تجهيز التقارير الدورية حول تقدم العمل وحالة المشاريع المختلفة بالمكتب، توفير الدعم اللوجستي للعاملين في المكتب لضمان سير العمل بدون مشاكل، تقديم المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير الخاصة بالاجتماعات والعروض