مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الزوار بشكل مهني وفعال لتقديم أفضل تجربة استقبال لهم، مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية لتمرير المعلومات بدقة ووضوح، القدرة على العمل تحت ضغط والقيام بمهام متعددة في وقت واحد، المعرفة بكيفية استخدام أنظمة الهاتف والبريد الإلكتروني لإدارة الاستفسارات والتواصل مع الزوار، الالتزام بالمواعيد والتأكد من تقديم الخدمة في الوقت المحدد دون تأخير، مهارات تنظيمية عالية لترتيب المواعيد والأنشطة اليومية بكفاءة، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة وحل المشكلات بسرعة واحترافية، مهارات العمل الجماعي لضمان التعاون الفعال مع الزملاء في بيئة العمل، القدرة على تحديد الأولويات وتخصيص الوقت بشكل مناسب لأداء المهام المختلفة، التكيف مع بيئات العمل المتغيرة واستيعاب الإجراءات والسياسات الجديدة بسرعة وفعالية

المهام

استقبال الزوار وترحيبهم عند الوصول وتوجيههم إلى الأماكن المطلوبة داخل المنشأة، الرد على الاستفسارات الواردة من الزوار عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني بطريقة مهنية وواضحة، إدارة المواعيد وتنظيم الجدول الزمني للاجتماعات والأنشطة الخاصة بالموظفين والزوار، التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان تنفيذ مهام الاستقبال بكفاءة وفعالية، مراقبة حركة الدخول والخروج في المنشأة والتأكد من أن الزوار والمراجعين لديهم التصاريح المناسبة، تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق والزوار في المهام اليومية مثل ترتيب المستندات والملفات، الإبلاغ عن أي مشاكل أو مخاوف تتعلق بالسلامة أو الأمن للجهات المعنية، التعامل مع المواقف الطارئة مثل الحوادث أو التأخير في المواعيد واتخاذ الإجراءات اللازمة بسرعة، تقديم التقارير اليومية عن الأنشطة المتعلقة بالاستقبال لتوثيق سير العمل بشكل منتظم، الحفاظ على البيئة المكتبية منظمة ونظيفة لضمان تقديم صورة احترافية للزوار وخلق انطباع إيجابي لديهم