مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم مواعيد الاجتماعات وإدارة الجدول الزمني للمسؤولين بشكل فعال، إتقان استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل مايكروسوفت أوفيس وبرامج إدارة البريد الإلكتروني، مهارات التواصل الفعّالة للرد على الاستفسارات والتعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل احترافي، القدرة على إدارة الوثائق والملفات وتنظيمها بطريقة تسهل الوصول إليها بسرعة وكفاءة، القدرة على التعامل مع الطوارئ والمواقف غير المتوقعة بسرعة واحترافية، المهارات اللوجستية لتنظيم السفر وحجوزات الفنادق للمسؤولين، القدرة على كتابة تقارير دقيقة وواضحة وتوزيعها على الأطراف المعنية في الوقت المحدد، معرفة جيدة بإجراءات العمل الداخلية والقدرة على تقديم الدعم الإداري لجميع الأقسام في الشركة، مهارات التفاوض والإقناع لضمان تقديم العروض والخدمات بأعلى مستوى من الفعالية، المرونة والقدرة على التكيف مع تغييرات الأولويات والمتطلبات اليومية للعمل

المهام

تنظيم المواعيد والاجتماعات الخاصة بالمديرين والتأكد من تنفيذها بشكل منظم، الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية بطريقة احترافية وسريعة، متابعة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم الردود والمراسلات الخاصة بالشركة، تنسيق الحجوزات والترتيبات الخاصة بالاجتماعات والفعاليات في المكتب، إدارة الملفات والوثائق والبيانات وحفظها بشكل منظم يسهل الوصول إليها، إعداد العروض التقديمية والتقارير الإدارية التي تدعم اتخاذ القرارات في الاجتماعات، التنسيق مع الأقسام الأخرى لتسهيل سير العمل وضمان تنفيذ المهام بكفاءة، تنظيم وتنفيذ ترتيبات السفر الخاصة بالموظفين بما في ذلك تذاكر الطيران وحجوزات الفنادق، تقديم الدعم الإداري للمشاريع والمهام الخاصة بالفرق متعددة الأقسام داخل الشركة، الإشراف على سلاسة سير الأعمال اليومية في المكتب وتقديم الحلول لأي مشاكل قد تطرأ في العمل