مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة وتنظيم الأعمال اليومية للمكتب وتنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة، القدرة على التواصل بفعالية مع الموظفين والعملاء لضمان تنفيذ المهام بشكل سلس، مهارات عالية في إعداد التقارير والملفات وتوثيق الأعمال اليومية لضمان تنظيم المعلومات، القدرة على استخدام البرامج المكتبية المتقدمة مثل Excel و Word بشكل احترافي في المهام اليومية، التنسيق بين الفرق المختلفة لضمان تنفيذ المشاريع في الوقت المحدد ووفقاً للخطط الموضوعة، متابعة الجداول الزمنية وتحديث المواعيد والاجتماعات وضمان الالتزام بها، التعامل مع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني بكفاءة واحترافية، القدرة على إدارة الوقت وتنظيم الأولويات لضمان إنجاز المهام ضمن المواعيد المحددة، التفاعل مع الموردين والعملاء وتقديم الدعم المطلوب في المعاملات التجارية المختلفة، متابعة وتحليل أداء العمل وتحقيق أهداف الإدارة وتحسين الإجراءات والعمليات بشكل مستمر

المهام

إعداد وتنظيم الملفات والمستندات الإدارية الخاصة بالإدارة وضمان تحديثها بشكل دوري، التواصل مع العملاء والموردين لتنظيم المواعيد والرد على استفساراتهم المتعلقة بالأعمال الإدارية، مساعدة الموظفين في تنفيذ الأعمال المكتبية وتنظيم الجداول الزمنية الخاصة بالاجتماعات، متابعة سير العمل داخل الأقسام المختلفة والتأكد من تنفيذ المهام حسب الأولويات المحددة، تنسيق وتنظيم الأنشطة والفعاليات التي تقوم بها الشركة لضمان سير العمل بسلاسة، التعامل مع التقارير اليومية والشهرية المتعلقة بالأداء الإداري وتحليل نتائجها، معالجة المكالمات الهاتفية وتحويلها للأشخاص المعنيين بشكل دقيق وسريع، القيام بأعمال الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين والإشراف على بعض المهام البسيطة، التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان توفير كافة المتطلبات اللوجستية المتعلقة بالأعمال اليومية، تحديث وتنظيم جداول الاجتماعات والمواعيد الهامة بشكل دوري لضمان تواجد المعنيين في الوقت والمكان المناسبين