مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الزوار بطريقة مهنية ولطيفة لضمان تجربة مريحة، مهارات في الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه الزوار بشكل دقيق، القدرة على التعامل مع نظم الحجز والإدارة الخاصة بالمكتب، مهارات استخدام الحاسوب والبرامج المكتبية الأساسية مثل MS Office، مهارات التواصل الفعالة للرد على استفسارات الزوار بطريقة مهنية، القدرة على التنسيق بين مختلف الأقسام وتوجيه الزوار بما يتناسب مع احتياجاتهم، المهارة في إدارة الوقت وتنظيم المهام لضمان سير العمل بكفاءة، القدرة على التعامل مع مواقف الضغط والتعامل مع استفسارات متعددة في وقت واحد، مهارات تنظيم واستقبال الرسائل البريدية والطرود بطريقة صحيحة، القدرة على العمل مع الفرق المختلفة في بيئة متعددة المهام.

المهام

الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة مهنية وتحويلها للأقسام المناسبة لضمان استجابة سريعة، استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأماكن المطلوبة بشكل دقيق، تنظيم المواعيد وتنسيق الجدول الزمني للمديرين أو الفرق المعنية بشكل فعال، التعامل مع البريد الوارد والصادر وضمان تسليمه للأفراد المعنيين في الوقت المحدد، المساعدة في إدارة الغرف أو المكاتب من حيث التنسيق والتنظيم لضمان بيئة عمل مريحة، إدارة سجلات الزوار والاحتفاظ بسجلات دقيقة حول الدخول والخروج من المنشأة، التعامل مع الطرود والمراسلات والإجابة على الأسئلة العامة للزوار، تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى مثل ترتيب الاجتماعات والتنسيق بين الفرق، التنسيق مع خدمات الضيافة لضمان راحة الزوار والموظفين، مساعدة في تنظيم الفعاليات أو الاجتماعات داخل المنشأة وضمان سير الأمور بسلاسة.