مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة جداول العمل وتنسيق المواعيد بدقة وفعالية، مهارات الكتابة والتوثيق للمراسلات والوثائق الإدارية بشكل دقيق وواضح، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم الردود بشكل احترافي، مهارات التعامل مع أنظمة إدارة المكاتب وبرامج الكمبيوتر المختلفة مثل جداول البيانات والنماذج، القدرة على العمل تحت ضغط وتقديم الدعم الإداري بسرعة وكفاءة في الأوقات الطارئة، مهارات التنظيم والترتيب لضمان سير العمل بشكل منظم وسلس داخل المكتب، القدرة على التواصل بفعالية مع كافة الموظفين والعملاء لضمان سلاسة العمليات، معرفة تامة بإجراءات الأمن والسلامة في بيئة العمل، مهارات الترجمة والتواصل بلغات متعددة حسب احتياجات المكتب، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة والعديد من الأولويات في وقت واحد

المهام

تنسيق وجدولة المواعيد الطارئة بين الفرق المختلفة لضمان سير العمل بشكل فعال، إجراء كافة المراسلات الإدارية سواء عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو البريد العادي، تنظيم وتنفيذ كافة الأنشطة الإدارية اليومية التي تضمن سير العمل بكفاءة، مساعدة المديرين في إعداد التقارير والوثائق اللازمة في الوقت المحدد، تنظيم السفر والإقامات وتنسيق المواعيد مع الجهات الخارجية بشكل منظم، التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة وتنظيم الردود والإحالات اللازمة، متابعة الأعمال اليومية والإشراف على أنشطة المكتب لضمان تنفيذ المهام بفعالية، تقديم الدعم الإداري اللازم للفرق المختلفة في حالات الطوارئ والتعامل مع أي معوقات، تنظيم الملفات والوثائق بشكل دقيق وتحديثها بانتظام لضمان الوصول إليها عند الحاجة، مساعدة الفرق المختلفة في التنظيم والإعداد لمشاريع جديدة ومتابعة تقدم الأعمال