مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وجدولة الاجتماعات بكفاءة وبالتعاون مع جميع الأطراف المعنية، مهارات الاتصال بين الأفراد داخل المكتب لضمان سير العمل بشكل فعال وسلس، القدرة على ترتيب وإدارة الملفات والمستندات التي تحتوي على بيانات حساسة بشكل آمن، مهارات في استخدام أدوات وبرامج الكمبيوتر لإعداد التقارير وتنظيم المستندات، القدرة على التعامل مع أنظمة الأرشفة الإلكترونية لضمان حفظ البيانات بشكل صحيح، القدرة على تحديد الأولويات وتنظيم الوقت لأداء مهام متعددة في وقت واحد، مهارات التفاوض والاتصال لحل المشكلات اليومية التي تواجه فريق العمل في المكتب، مهارات كتابة التقارير بشكل دقيق واحترافي بما يتماشى مع سياسات المكتب، القدرة على تحليل البيانات الإدارية والقيام بتقديم حلول إدارية لتحسين سير العمل، القدرة على تدريب الأفراد الجدد داخل المكتب لضمان انضمامهم للعمل بكفاءة عالية

المهام

إدارة وتنظيم الملفات والمستندات الإدارية بشكل يضمن حفظها والوصول إليها بسرعة، التواصل مع الإدارات المختلفة لتنظيم الاجتماعات وتحديد المواعيد بشكل دوري، متابعة وتنظيم إرسال المستندات والرسائل بين الأقسام لضمان سير العمل دون تأخير، إعداد التقارير الإدارية الشهرية والسنوية التي تلخص أنشطة المكتب المختلفة، التنسيق مع فرق العمل لتنظيم الأنشطة اليومية للمكتب وضمان استقرار العمليات، تدريب الموظفين الجدد على الإجراءات الإدارية والأنظمة المستخدمة في المكتب، تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى والتأكد من تنفيذ المهام بكفاءة عالية، إعداد الجداول الزمنية لاجتماعات ومهام المكتب وتوزيعها على المعنيين، التواصل مع العملاء والمراجعين والإجابة على استفساراتهم بشكل احترافي، تنسيق وتنظيم الأنشطة الخاصة بالمكتب لضمان سير العمل بشكل منظم ومرتب