مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيمية قوية لإدارة المواعيد والملفات والأعمال المكتبية بكفاءة عالية، مهارات الكتابة والتحرير لكتابة المراسلات الرسمية والوثائق الإدارية بدقة، القدرة على التعامل مع برامج الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office والأنظمة الإدارية، مهارات التواصل الكتابي والشفهي بشكل واضح وفعال مع الزملاء والعملاء، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيمها بشكل فعال لتسهيل سير العمل، القدرة على إدارة الوقت بشكل ممتاز وتحديد الأولويات بفعالية عالية، مهارات التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ الأعمال بفعالية، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة والضغط بشكل إيجابي دون التأثير على الأداء، القدرة على حل المشكلات بكفاءة وسرعة دون تأخير في تنفيذ المهام، الاهتمام الكبير بالتفاصيل لضمان دقة جميع الوثائق والتقارير الإدارية

المهام

إعداد وتنسيق الاجتماعات الإدارية والتأكد من توفر جميع المستلزمات اللازمة، التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة وتوزيعها على الأقسام المختلفة، تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بالأعمال الإدارية والاحتفاظ بها بطريقة منظمة، إدارة المواعيد الخاصة بالمديرين وتنظيم الجدول الزمني بدقة عالية، تنسيق وتنظيم السفر والانتقالات الخاصة بالموظفين داخل الشركة، متابعة سير العمل في المشاريع الإدارية المختلفة والتأكد من تنفيذ المهام في المواعيد المحددة، المساعدة في إعداد التقارير الإدارية الشهرية وإرسالها إلى الأطراف المعنية، استقبال الزوار والضيوف وتقديم المساعدة اللازمة أثناء زيارتهم للمكتب، متابعة حالة البريد الوارد والتأكد من الرد على جميع الرسائل في الوقت المناسب، إعداد المحاضر الخاصة بالاجتماعات وإرسالها لجميع الأعضاء المعنيين في الوقت المحدد