مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الاستفسارات والطلبات من جميع الزوار والعملاء بشكل سريع، مهارات التواصل الفعالة لإيصال المعلومات بشكل واضح ومفهوم، مهارات إدارة الوقت لتنظيم مواعيد الزوار وتحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة، القدرة على العمل في بيئة متعددة المهام ومواكبة الأنشطة اليومية المتنوعة، مهارات التعامل مع التكنولوجيا الحديثة المستخدمة في مكاتب الاستقبال وتنظيم البيانات، الاهتمام الكبير بالتفاصيل والقدرة على ملاحظة ما قد يغفل عنه الآخرون، مهارات التفاوض وحل النزاعات بأسلوب مهني لضمان رضا الزوار، القدرة على العمل في بيئة تحت ضغط مع الحفاظ على الهدوء والاحترافية، مهارات التعامل مع قضايا الطوارئ والتعامل مع الحالات غير المتوقعة بفعالية، القدرة على تقديم الدعم الإداري والفني للأقسام المختلفة داخل المنظمة

المهام

استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة داخل المنشأة، الرد على المكالمات الهاتفية والإجابة على استفسارات العملاء بكفاءة، تنظيم مواعيد الاجتماعات والتأكد من التنسيق بينها بشكل مناسب، تنسيق وترتيب المستندات والملفات المتعلقة بالزوار والتأكد من تنظيمها بشكل جيد، مراقبة النظام الأمني للمبنى والتأكد من توافر كافة التدابير الأمنية للزوار، التواصل مع مختلف الأقسام الداخلية لضمان سير العمل بسلاسة وفاعلية، مساعدة الزوار في إتمام المعاملات الإدارية والمساعدة في تجهيز الوثائق اللازمة، إدارة البريد الداخلي والخارجي للمنظمة وتنظيمه بشكل دوري، توفير الدعم الإداري والمكتبي للأقسام المختلفة بما يتماشى مع احتياجاتهم، الحفاظ على بيئة عمل نظيفة ومنظمة في منطقة الاستقبال لتقديم أفضل انطباع للزوار